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La transformación digital ha llegado a todos los rincones del mundo empresarial y las firmas legales no son la excepción. La adopción de tecnologías digitales en el ámbito legal ha revolucionado la forma en que se gestionan los documentos, se lleva a cabo la comunicación y se ofrecen servicios legales, explica Time Manager.
Time Manager es una empresa colombiana que ofrece soluciones para el registro de tiempo y facturación en firmas de servicios profesionales, como abogados, consultores, auditores, con el foco puesto en aumentar los ingresos y la productividad al permitir llevar indicadores de productividad para cada uno de los clientes de la firma; medir el desempeño individual de cada uno de los profesionales que la integran; garantizar la facturación del tiempo invertido en cada uno de los clientes; asegurar el reintegro de los gastos reembolsables; y mantener la cartera bajo control.
Esta empresa propone cinco claves fundamentales para una exitosa transformación digital de las firmas legales, que merecen ser replicadas en esta columna.
1. Firma electrónica y cumplimiento normativo
La firma electrónica es un pilar esencial en la transformación digital de los estudios jurídicos. Asegurarse de que estas firmas cumplan con los estándares y requisitos normativos es crucial. Es necesario comprender las leyes y regulaciones relacionadas con las firmas electrónicas en la jurisdicción en la que opera el estudio jurídico. La implementación de soluciones de firma electrónica que cumplan con estándares reconocidos no sólo agiliza los procesos sino que también garantiza la validez legal de los documentos.
A esta recomendación se agrega que si un estudio jurídico opera sólo en un territorio, debería tratar de operar con firma digital que tiene mayor reconocimiento legal.
2. Plataformas de gestión documental
La gestión eficiente de documentos es esencial en el ámbito legal. Las plataformas de gestión documental permiten a los estudios jurídicos almacenar, organizar y acceder fácilmente a documentos de manera electrónica. Esto no sólo mejora la accesibilidad y la colaboración interna sino que también reduce la dependencia del papel, lo que contribuye a la sostenibilidad ambiental.
Este consejo toma mayor relevancia si se considera que muchos miembros del estudio jurídico realizan trabajo remoto, permitiéndoles trabajar desde sus hogares sin tener que comprobar que se llevaron todos los papeles y pruebas necesarias, o darse cuenta de que se olvidaron de una.
3. Automatización de procesos legales
La automatización de procesos legales es un componente clave para aumentar la eficiencia y reducir errores en los estudios jurídicos. La implementación de software de automatización permite la generación rápida de documentos estándar, la programación de recordatorios para plazos importantes y la automatización de tareas rutinarias. Esto libera tiempo para que los abogados se centren en actividades que requieren su experiencia y análisis crítico.
4. Seguridad de la información
Dada la naturaleza confidencial de la información legal, la seguridad de la información es una prioridad. La implementación de medidas de seguridad robustas, como la encriptación de datos, el control de acceso y la monitorización constante, es esencial. Además, la concientización y formación del personal sobre las mejores prácticas de seguridad contribuyen significativamente a mitigar riesgos.
Especialmente si se permitirá a sus integrantes trabajar remoto, para lo que se deberá establecer procesos adicionales de seguridad
5. Integración de tecnologías
La transformación digital no se trata sólo de implementar soluciones independientes sino también de integrar tecnologías de manera fluida. La interoperabilidad entre sistemas, como la integración de plataformas de gestión documental con sistemas de gestión de casos o de contabilidad, es esencial para maximizar los beneficios de la transformación digital. Una infraestructura tecnológica bien integrada facilita la coherencia de los datos y la toma de decisiones informadas.
Aplicado este consejo al caso local sería un sueño que los sistemas de administración de causas de los poderes judiciales permitan integrarse vía el mecanismo conocido como “API”.
Concluye Time Manager que la transformación digital en estudios jurídicos implica mucho más que simplemente adoptar nuevas tecnologías. Requiere una comprensión profunda de las necesidades específicas del sector legal y la capacidad de implementar soluciones de manera coherente y segura. Al abrazar la firma electrónica, la gestión documental, la automatización de procesos, la seguridad de la información y la integración de tecnologías, los estudios jurídicos podrán posicionarse para enfrentar los desafíos del futuro de manera más eficiente y efectiva, a lo que se adhiere.
(*) Abogado. Especialista en derecho informático
