¿Qué tener en cuenta al elegir un sistema de gestión de recursos humanos?

A raíz del actual contexto de pandemia, las empresas tuvieron que cambiar su modelo de trabajo y esta transformación expuso la necesidad de adoptar tecnologías para optimizar el manejo de todas las áreas. “Sin embargo, para poder transitar este camino, también es primordial generar un entorno eficiente para el personal de la compañía. Ahí es cuando la relación entre el área de recursos humanos y las IT (tecnológicas) pasa a ser de vital importancia”, advierten especialistas de Workia.

Según Alfredo Terlizzi, CEO de la empresa, uno de los principales retos a los que se enfrenta esta área es incorporar herramientas que gestionen al capital humano y poder digitalizar todos los procesos de administración. “Para ello, seleccionar el sistema que mejor se adapte a las necesidades y potenciar sus funciones permitirá transitar los desafíos sin mayores sobresaltos”, afirmó.

Son varios los aspectos claves a considerar desde el punto de vista de la tecnología a la hora de seleccionar un sistema de gestión de recursos humanos:

1. Integralidad. Uno de los puntos importantes a tener en cuenta cuando se piensa contratar un producto de esta magnitud es su integralidad. Es conveniente buscar un solo producto que contenga todas las soluciones para evitar tener que actualizar la misma información en distintos lados. Esto permite agilizar los tiempos y abaratar los costos, ya que todas las funciones necesarias están integradas en un solo lugar.

Para poder actualizar automáticamente el sistema es necesario que esté en la nube, lo que permite que el proceso se haga desde cualquier lugar donde se disponga de conexión a internet y sin necesidad de ninguna intervención. “Esto es un beneficio si se tiene en cuenta que 52% de las compañías continúa trabajando de forma remota en las posiciones en que es posible y 30% se encuentra implementando un modelo híbrido”, advierte Workia.

2. Soporte técnico. Recomiendan observar que el sistema de gestión sea eficiente al momento de solucionar un inconveniente y que cuente con un buen soporte técnico. Es necesario conocer cuál es la cantidad de tiempo que le demandaría al proveedor resolver un incidente urgente, qué procesos maneja y si esto está especificado en el contrato. De la misma manera, se debe conocer qué mecanismos de soporte ofrece el producto ante los distintos inconvenientes que se le puedan presentar al usuario, como por ejemplo una herramienta de help desk .

3. Seguridad informática. La seguridad de la información que se vuelca en el sistema y el acceso a éste es importante a la hora de adoptar herramientas tecnológicas. Es primordial saber si las comunicaciones entre el usuario y el sistema están encriptadas y con qué periodicidad la empresa chequea la vulnerabilidad del producto. A su vez, es necesario conocer si la información del cliente está compartida con otros clientes y, si lo está, comprender cómo es segmentada.

En el mismo sentido, advierten de que en caso de una caída masiva de la infraestructura, el producto debe tener implementados los procesos de recupero y resguardo de la información. El proveedor debe informar cuál es el punto cercano de back up y cada cuánto tiempo se realiza ese resguardo, para una mayor seguridad del usuario de que no perderá los datos en ese caso.

4. Arquitectura del sistema. Es importante conocer cómo está organizado el sistema y cómo se comportará en los momentos de mucha demanda, como por ejemplo en los períodos del mes en que todas las empresas suelen liquidar los sueldos. Un sistema que escala automáticamente absorbe el aumento de la carga sin afectar el desempeño del sistema y puede asegurar una velocidad de procesamiento uniforme. 5. Hosting del sistema . Señalan como fundamental informarse sobre dónde está alojada toda la información, dónde se encuentra deployado el producto, si es en servidores propios de la empresa o en alguna nube, y en ese caso saber en cuál.