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En la práctica, desde hace más de un año de la puesta en vigencia del expediente electrónico y a los fines de brindar alguna especie de apoyo para los agentes del Poder Judicial que pronto comenzarán con su uso (o que ya comenzaron), este artículo, de corte netamente práctico, intenta ser un primer acercamiento en la utilización de ambos sistemas SAC y Despacho Diario.
El Acuerdo Reglamentario Nº 1582 dictado por el TSJ con fecha 21/8/2019 dispuso la implementación gradual y progresiva del expediente digital en toda la provincia de Córdoba. Desde entonces, han surgido una serie de interrogantes no sólo de parte de los abogados litigantes, martilleros y demás auxiliares de la Justicia, sino también de los propios operadores judiciales que dentro del Poder Judicial nos encontramos con esta útil y ágil herramienta pero que genera más inquietudes que certezas.
En primer lugar, y para despejar una serie de dudas que genera todo cambio – y más cuando la tecnología como una varita mágica va tocando y transformando todo lo que toca a su paso– , el Expediente Electrónico no es más ni menos que lo que hasta hoy vemos en muchos papeles escritos con computadora –o a mano– unidos con ganchos o abrochadora. Siguen siendo actuaciones judiciales sólo que con otro formato, el digital, que por ser intangible no significa que sea menos seguro.
Desde hace más de tres años se viene utilizando esta tecnología para tramitar los expedientes en el fuero de Ejecuciones Fiscales (Acordada Nº 1363 serie “A”), y desde hace más de un año (12/6/2018) por medio de Acuerdo Reglamentario Nº 1498 del 6/6/2018 en el fuero Civil, concretamente, para la Secretaría de Gestión Común de los Juzgados de Cobros Particulares. Todo comenzó con un plan piloto dirigido a un número reducido de letrados que tramitaban la mayor cantidad de expedientes del fuero. Se citaron para que prestaran su conformidad a los fines de adherirse al “plan piloto”. Ello implicó la formación y capacitación del personal de la Secretaría, ya que en forma paralela se tramitaban los expedientes electrónicos y los expedientes tradicionales en formato papel.
Esta nueva forma de tramitar y gestionar los expedientes nos obliga a pensar en una “barandilla virtual”. ¿De qué se trata esto? Es el “espacio” en donde se dejan los expedientes nuevos o los escritos para ser decretados. Recordemos que con la aplicación que poseen los abogados, desde la plataforma de presentación de demandas o desde la de escritos electrónicos pueden no sólo acceder sino confeccionar demandas y escritos durante las 24 horas del día los 365 días del año, conforme lo establece el art. 7 del Acuerdo Reglamentario Nº 1582:
La firma electrónica de todo escrito o demanda se evidencia en su parte inferior con la leyenda:
Pero volvamos a nuestra “barandilla virtual”. El sistema que permite a los operadores judiciales gestionar los expedientes y sus escritos se llama Despacho Diario. A través de este sistema, el personal del Juzgado puede obtener diariamente los expedientes nuevos ingresados y el o los escritos que se presenten a los expedientes ya ingresados. Una vez al día –o cuando el personal de la oficina judicial lo decida– se pasan a despacho los expedientes que estén en la bandeja de entrada del despacho diario. El sistema permite acceder a varias opciones para poder gestionar y distribuir los expedientes: fecha de ingreso del escrito, número de expediente, dependencia (si la oficina cuenta internamente con algún tipo de división en su estructura), tipo de juicio, tipo de escrito (se maneja un amplio número de escritos que los abogados tienen en el sistema Escritos Judiciales que se encuentran clasificados y nominados según lo que pretendan solicitar), presentado por: el apellido y nombre del abogado autor del escrito y asignado a: persona del juzgado que tiene el escrito para procesar.
Haciendo un parangón con la tradicional barandilla, desde la plantilla Mi Oficina se gestiona la distribución y asignación de escritos al personal de la oficina. De allí se puede extraer mucha información, como por ejemplo cuántos escritos entraron a despacho, cuántos escritos tiene un empleado sin procesar, cuántos escritos presentó determinado abogado en cierto período, etc.
Una vez que el escrito es asignado a determinada persona, este empleado lo debe procesar. Es importante destacar que el escrito que realiza el abogado desde su estudio puede presentar una serie de estados: Pendiente, A despacho y Resuelto. ¿Qué es esto? Cuando el abogado confecciona su escrito y concluye su presentación y lo envía, este hecho, en primer lugar marca el Cargo Judicial. Así lo dispone el art. 2 del Anexo 1 del Acuerdo Reglamentario 1498 Serie “A” de fecha 6/6/2018.
A los fines de la visualización es importante destacar que los escritos electrónicos de los abogados se ven en la radiografía del expediente con color gris y con Mayúsculas. En la última imagen podemos apreciar cómo el escrito “provea a la demanda” en su estado figura En Despacho. Esto significa que el escrito aún no se ha procesado por el personal del tribunal.
Para que esto suceda es necesario acceder al despacho que cada uno tiene asignado. La segunda plantilla se llama Mi Despacho. Allí visualizo todos los escritos que debo procesar. Haciendo una comparación con la barandilla tradicional, una vez que el prosecretario o el secretario distribuyen el despacho son los expedientes que tengo en mi escritorio para decretar.
Advertencia!! Antes de procesar los escritos en el Despacho Diario, lo primero que hay que hacer es
Cuando esto sucede, es decir, cuando se analiza el pedido del abogado y se decide decretarlo de determinada manera, debo procesarlo desde el Despacho Diario. Ambos sistemas, Despacho Diario y SAC están conectados y relacionados entre sí, ya que cualquier escrito impacta en la radiografía del expediente, pero es importante destacar que al escrito que está “a despacho” se lo debe procesar para que quede Resuelto. Esto significa que una vez que ingresé en Mi Despacho, selecciono el escrito que quiero resolver y desde allí puedo: Agregar Decreto, Asignar responsable –ya lo explicamos más arriba– o Marcar Resuelto (imprimir Mi Despacho ya lo tendríamos que haber hecho, como fue escrito más arriba).
Entonces, con el escrito marcado, le agrego un decreto. Ejecuto tal opción y se me despliega otra pantalla que es la que relaciona ambos sistemas. Lo bueno que tiene agregar un decreto desde el Despacho Diario es que, a diferencia de lo que ocurre con el SAC, la operación sale como “realizada” y no “pendiente”, por lo que es más ágil decretar desde el despacho diario (sólo a modo de sugerencia). Una vez que el escrito se encuentra resuelto y tiene un decreto, se puede seguir desde el SAC como hacemos normalmente con un expediente papel.
Otra opción es marcar el escrito como
En el caso que mostramos podemos ver dos escritos a despacho presentados el mismo día para el mismo expediente. Al decretar uno desde el Despacho Diario, al otro lo marco como Resuelto para que salga solo un decreto.
Esta posibilidad que tiene el letrado podría entenderse fastidioso a la hora de distribuir el despacho, ya que si un empleado de la oficina tiene ya asignado un expediente… ¿cómo hago para asignarle al mismo empleado el nuevo escrito? El sistema brinda la solución desde el Despacho Diario en la plantilla titulada Asig. Autom. Aquí el sistema informa quién es el empleado que tiene el expediente a despacho y se lo asigna a la misma persona si así lo dispone el funcionario encargado de la distribución del despacho.
Hasta este punto, lo básico a los fines de brindar una primera aproximación del expediente electrónico y el uso del Despacho Diario como herramienta para la distribución del despacho electrónico y su relación con el S.A.C.
A modo de conclusión destacamos que este es el inicio de un largo camino que construiremos juntos, abogados en el ejercicio de la profesión, dentro del ámbito del Poder Judicial, peritos, martilleros e ingenieros en sistemas de información, ya que el Expediente Electrónico no sólo es el presente sino el futuro. Cada uno desde su lugar podrá brindar su aporte y su visión para un trabajo en conjunto en pos de avanzar por construir una justicia más ágil y adaptada a la velocidad de los tiempos actuales para lograr la esperada tutela judicial efectiva.
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