ESCUCHAREn la búsqueda de mejorar el desempeño de toda la organización es necesario implantar mejoras en los procesos que así lo requieran.
Por Ranferi Molina Benítez *
Para realizar alguna transformación es necesario generar e implantar un sistema de cambios. Existen dos formas principales de llevarlo a cabo:
En el primer enfoque, se realiza el diagnóstico de la organización mediante el análisis de la situación del proceso o conjunto de actividades que se desea transformar y los empleados que intervienen en ese proceso; posteriormente se define -o se redefine, si es el caso- la política básica de la empresa: visión, misión, valores y políticas. Una vez elaborados los puntos anteriores se desarrolla el plan detallado del cambio planeado; es decir, sólo si se cubren estas etapas, se debe iniciar el plan.
El segundo enfoque se inicia con la identificación del problema o del cambio que se desee implantar en la organización, el cual es sustancial para la operación del negocio.
Después de esta identificación se aplica un proceso de mejora continua mediante un grupo de trabajo, que deberá entregar resultados en un período de uno a tres meses.
Método para pymes
Algunos especialistas sostienen que el segundo enfoque es el método que deben emplear las pymes cuando deseen implantar una transformación dentro del negocio, puesto que proporciona la ventaja sobre el primero, de que ofrece resultados a corto plazo, ya que los problemas a los que se enfrenta la pequeña y mediana empresas pueden poner en riesgo su sobrevivencia.
No se desperdician esfuerzos en actividades que -si bien son importantes para el funcionamiento de la pyme (como son la elaboración de la visión, misión, normas y políticas) sería inoportuno abordarlos cuando existen problemas que pueden poner en riesgo la operación de la empresa.
También tienen la ventaja de que los cambios se realizan gradualmente, por lo que aquellos empleados resistentes al cambio pueden observar resultados y beneficios en un período corto de tiempo, incitándolos a participar en el proceso.
Una metodología que se emplea a menudo para realizar las transformaciones consta de siete etapas:
– Observar el entorno y procesos de trabajo.
– Encontrar los imperfectos y/o desperdicios.
– Realizar las mejoras e incorporarlas dentro del trabajo.
– Estandarizar el trabajo.
– Compartir el hábito del cambio para mejorar.
– Alinear la mejora a la estrategia de la pyme.
– Generar el aprendizaje organizacional y repetir el ciclo de mejora.
Esta metodología deberá ser empleada para ir eliminando gradualmente los problemas principales que aquejan a la micro, pequeña y mediana empresa, con la finalidad de mejorarla paso a paso.
En palabras de Carlos Andriani y Rodolfo Eduardo Biasca: “(…) en el caso de las pymes es mejor hacer un diagnóstico rápido, basado en las preocupaciones del director y de la personas de mayor jerarquía, y arrancar con las primeras mejoras que nos lleven a entender el sistema de cambios; gradualmente, se irán incorporando otros elementos hasta que, en un período no mayor a dos años, tengamos conformado todo nuestro sistema, con la ventaja de que se habrán generado resultados desde el inicio de la transformación”.
* Doctor en Administración con Investigación Aplicada, en la Universidad Anáhuac, México Sur.
