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¿Cómo usar los datos y generar información útil en la pyme?

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Aunque solemos usar los términos “datos” e “información” indistintamente, existe una diferencia entre ambos conceptos. Por Alicia Verna – directora de AV Consultores Pymes y autora del libro Buenos Negocios. 

Los datos son cifras y hechos crudos, que no analizan circunstancias puntuales, como por ejemplo la cantidad de placas producidas en una semana o el inventario de un artículo para la venta.

La información, en cambio, es el resultado de haber organizado o analizado los datos de alguna manera específica y con un propósito. Por ejemplo, el gerente de producción podría comparar la producción de la semana con la de la semana anterior o con las cuotas planificadas, como una forma de controlar los resultados. También podría analizar el nivel de stock, comparándolo con las ventas históricas de dicho producto en ese período.

La información se evalúa en cuatro aspectos: calidad, oportunidad, cantidad y relevancia. Cada uno de ellos aporta garantías para una toma de decisiones exitosa:

a) Calidad: depende del nivel de exactitud, cuanto más exacta es la información, tanto mayor es su calidad y la confianza que aporta a los empresarios en la toma de decisiones.

Un punto para tener en cuenta es la manera de adecuar los objetivos por investigar con los objetivos de rentabilidad. Existen diferentes niveles y tipos de información, y todos ellos requieren tiempo de trabajo humano, lo cual se traduce en un costo.

Lo recomendable es diseñar un plan de información en etapas, de manera de ir accediendo gradualmente a un nivel más preciso, sin que el costo impacte desfavorablemente en honorarios y tiempo de dedicación.

b) Oportunidad: para tener un control efectivo del negocio se deben aplicar medidas correctivas antes de que la desviación del plan o la norma sea demasiado grande. Por lo tanto, la información ofrecida por un sistema, tablero o reporte debe estar al alcance de la persona indicada, en el momento oportuno, para que se emprendan las medidas adecuadas.

c) Cantidad: los empresarios no pueden tomar decisiones exactas y oportunas si no cuentan con suficiente información. Con frecuencia reciben demasiada información pero ésta resulta irrelevante o inútil. Si tienen a mano más datos que los que pueden usar en forma productiva, quizás pasen por alto otros que sí es importante que analicen. Ambos extremos son malos: hay que estar atento a generar la cantidad exacta de información que su pyme necesita.

d) Relevancia: la información que reciben los gerentes o empresarios debe ser significativa para sus funciones y responsabilidades. El gerente de personal no necesita conocer los niveles de inventarios, así como al empresario no le será de utilidad tener la información de cada factura realizada.

Conviene segmentar la información para cada unidad funcional o sector, y a la vez por cada nivel de la estructura. En general, para los estratos más bajos se necesita mayor nivel de detalle, y a medida que se va subiendo en la estructura de la empresa se requiere mayor relevancia y menor cantidad.

En las pymes existe una infinidad de datos, y en múltiples dispositivos: el sistema de facturación de la empresa, planillas de cálculo, presupuestos impresos, fichas de clientes, datos de contacto en el sistema de e-mails, etcétera. El desafío es poder convertir esos datos en información oportuna y relevante para la toma de decisiones.

La tolva
Para lograrlo, se puede utilizar la figura de la tolva, como forma de ejemplificar las acciones por realizar. La tolva es un artefacto cuyo uso proviene del ámbito de la construcción. Tiene por finalidad recibir distintos materiales y realizar con ellos diferentes funciones: clasificar, mezclar y triturar.

Este dispositivo recibe los materiales y los transforma para las finalidades específicas de la construcción. En el caso de la pyme, el objetivo de la “tolva” será tomar todos los datos y clasificarlos, combinarlos, organizarlos, priorizarlos y convertirlos en información útil.

Veamos cuáles son los pasos para obtener información de utilidad. El siguiente ejemplo le será fácil de aplicar en su pyme:
1. Definir el objetivo por lograr: por ejemplo, “incrementar el nivel de ventas”.

2. Identificar la variable por medir: en este caso, el nivel de ventas actual, en forma semanal, con apertura por vendedor.

3. Localizar dónde se encuentran estos datos disponibles: en papel, en sistema, etcétera.

4. Generar una frecuencia de reportes y recopilación de la información, así como determinar su responsable, por ejemplo emitir el reporte en forma semanal y que la persona responsable de su generación sea del área administrativa.

5. Decidir las personas a las cuales se les debe enviar la información; en este caso, se remitirá a todos los vendedores, al responsable comercial y al empresario (en el caso de ser distintas estas últimas dos personas).

6. Capacitar a los receptores involucrados en la comprensión de la información y en cómo tomar decisiones a partir de ella.

 

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