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El próximo 4 de septiembre se festeja su día. En este marco, la consultora Servicios Institucionales realizó ayer un encuentro con el objetivo de capacitar a estas profesionales.
Consideradas una pieza fundamental en las empresas y muchas veces un “filtro” clave para llegar a los superiores, las secretarias ejecutivas en los útlimos tiempos ganaron espacios en las empresas y multiplicaron sus funciones. En este contexto, la Consultora en Capacitación Servicios Institucionales, adelantándose a los festejos por el Día de la Secretaria (4 de septiembre), realizó ayer el tercer encuentro de secretarias en el Hotel Sheraton Córdoba.
Entre los temas que se abordaron, Marcelo Álvarez, director del área de Recursos Humanos de Servicios Institucionales, trató el diseño de objetivos y metas laborales y personales. En diálogo con Comercio y Justicia, el especialista avanzó sobre las nuevas funciones de las secretarias ejecutivas.
– ¿Cuál es el rol de las secretarias ejecutivas en el mercado actual?
– El rol siempre fue y es el mismo, es un puesto staff, un puesto de acompañante, de asistencia, de cuidado, de velar por detalles obvios como no obvios, de la tarea administrativa y del mundo de la relaciones humanas. Hoy los tiempos son más cortos, todo está acelerado, los niveles de ansiedad, agresividad y exigencia son crecientes, la velocidad de la información hace que los tiempos de respuestas sean inmediatos y el tiempo psicológico es mucho más corto que el tiempo cronológico.
– ¿Cuáles son las características actitudinales que debe tener una secretaria ejecutiva?
– En el contexto descripto, la inteligencia emocional es clave, no sólo para el autocontrol sino para poder interpretar al otro y en nombre de la empresa y el jefe no involucrar lo personal con lo organizacional. El poder de negociación: hacer foco en el tema y no en las personas, lograr acuerdo de beneficio mutuo, buscar siempre alternativas son hoy claves de éxito.
– ¿Qué perfil de secretarias buscan hoy las empresas?
– Que sepan entender las exigencias laborales y personales de sus jefes sin siquiera tener la necesidad de preguntar. Poder hablar el idioma de la empresa, leer entre líneas, adelantarse a los problemas y asesorar, tener respuestas para problemas de la agenda, como de sí mismas, de sus jefes, de sus compañeros, de los proveedores y clientes. Existe una competencia tradicional conocida como la polifuncionalidad. Hoy hay que sumarle empatía, creatividad, autoconocimiento y habilidad de relación.
– En Córdoba, ¿cómo definiría el lugar que ocupan las secretarias en las distintas instituciones?
– Como todo puesto staff va a la palestra de prioridades de capacitación, reconocimiento y sueldo. Si el trabajo está bien hecho, es su obligación, si algo sale mal, lo debería haber sabido. Existe una marcada asimetría entre las demandas del puesto y la inversión en su desarrollo.
– Teniendo en cuenta que hoy ejercen tareas “multifunción”, ¿qué tips recomendaría para la fijación de objetivos y metas laborales?
– Primero tiene que estar claro la misión del puesto. Una idea extremadamente motivadora que nutra de fuerza y vida su rol profesional. Fuerte vocación de servicio. La secretaria da y no siempre recibirá a cambio algo. Luego darle a esas fuerzas, a esa utopía o visión de su puesto metodología que le asegure en forma ordenada, profesional y probada el logro de objetivos personales, de relación y profesionales. Recuperar su propio poder, saber utilizar las situaciones como oportunidades, decidir ella para que no decidan otros, perseverancia, paciencia y mucho amor por el servicio al otro.
