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El documento en su acepción general y conforme al Diccionario Panhispánico del Español Jurídico, resulta aquel “en el que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo”. Puede ser un escrito, gráfico, sonido, imagen o cualquier otra clase de información que puede ser tratada en un sistema de información como una unidad diferenciada.
En cuanto a lo jurídico, nos quedamos con la conceptualización del Código Penal español, sancionado por Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre: “Soporte material de cualquier clase que exprese o incorpore datos, hechos o narraciones con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica”.
De allí que, ahora y antes, si bien tradicionalmente lo asociamos a la forma escrita, pues por mucho tiempo fue el único formato tecnológicamente disponible, en la realidad de las cosas resulta indiferente el soporte en el que se materialice el documento, sea papel, piedra, soporte informático, grabación sonora, audiovisual o de otro tipo, siempre que permita cumplir la función de atribución, perpetuidad y garantía de los datos que contenga.
Como expresamos en Construcción del escrito jurídico, aún se discute si la invención de la escritura es en un único lugar o apareció en diversos sitios por pura necesidad humana evolutiva. También, si fueron los sumerios o los egipcios los primeros de nuestra cultura o cuánto uno influyó en el otro.
Si bien durante el período tardo romano y bizantino existen disposiciones sobre las formalidades de que debían revestirse ciertos documentos jurídicos y en la Alta Edad Media encontramos diversos casos aislados de naturaleza jurídica respecto de los elementos externos e internos de los documentos, no es sino hasta el pontificado del Papa Inocencio III, entre los años 1198 a 1216, cuando al reglamentarse la redacción y transcripción de escritos a ser producidos por su cancillería, se generó un movimiento de recepción por parte de otros organismos similares, que comenzaron a aplicar tales regulaciones, como nos dicen Galende Díaz y García Ruipérez en El concepto de documento desde una perspectiva interdisciplinar.
La evolución de la técnica nos sitúa hoy frente a la posibilidad de otros formatos documentales, a través de los canales de la informática. En dichos actos no abandona el principio escriturario, sino que se convierte en una especie del mismo, al registrar las palabras en un distinto soporte, el electromagnético.
Cabe señalar al respecto, que el Código Civil y Comercial, acoge una noción amplia de la expresión escrita, la cual “(…) puede tener lugar por instrumentos públicos, o por instrumentos particulares firmados o no firmados, excepto en los casos en que determinada instrumentación sea impuesta. Puede hacerse constar en cualquier soporte, siempre que su contenido sea representado con texto inteligible, aunque su lectura exija medios técnicos”.
Entre las normas que regulan dichos documentos digitales, sobre todo en su faz procesal, entendemos que una de las mejores resulta la prevista en los incisos “d” y “e” del art. 15 del Reglamento Nacional de Procedimientos Administrativos establecido por decreto 1759/72 conforme el texto ordenado del 2017 que incorpora las modificaciones del Decreto N° 894/2017.
Allí se expresa que los documentos presentados en soporte papel ante la Administración deberán ser digitalizados de acuerdo con la normativa vigente, por las Mesas de Entradas para su incorporación al Expediente Electrónico, devolviéndose los originales al interesado, previa constatación de su carácter de original o de copia autenticada, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización.
En tal sentido, luego de digitalizado el documento -conforme los procedimientos establecidos y vinculado al Sistema de Gestión Documental Electrónica- tal estado importa su autenticación siendo responsabilidad del personal interviniente la verificación del instrumento.
Se aclara asimismo que todo documento electrónico firmado digitalmente en el Sistema Electrónico de Gestión Documental tendrá carácter de original, y los reproducidos en soporte electrónico a partir de originales de primera generación en cualquier otro soporte, digitalizados de acuerdo al procedimiento establecido, serán considerados originales y tendrán idéntica eficacia y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel.
Por su parte, el Reglamento General del Expediente Judicial Electrónico aprobado por Acuerdo Reglamentario N° 1582 Serie “A” de fecha 21/08/2019), en su artículo 19 “Prueba documental”, expresa que: “En todos los casos, luego de adjuntar documental digitalizada, los documentos originales deberán presentarse para su compulsa. El documento original quedará en poder del tribunal mientras éste no resuelva de manera fundada su restitución. Cuando, por las características propias de la prueba documental, no fuera posible su digitalización o cuando los documentos excedan el tamaño máximo admitido en la plataforma de presentación electrónica, podrán presentarse directamente ante la oficina judicial correspondiente, para la adopción de las medidas de resguardo pertinentes”.
Como puede verse, el documento digital es un nuevo formato que exige normas propias, así como que tal regulación es aún un proceso en tránsito.
