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Según el último estudio presentado, de Symantec, casi 90 por ciento de las personas encuestadas considera que es muy importante contar con un “plan formal de retención de información”, pero sólo 46 por ciento tiene uno.
Symantec Corporation publicó los resultados de su encuesta 2010 sobre “Manejo de la información”, que destaca, principalmente, que la mayoría de empresas no está siguiendo sus consejos en cuanto al manejo de la información.
En este marco, ochenta y siete por ciento de los encuestados cree en el valor de un plan formal de retención de la información, pero sólo 46 por ciento realmente tiene uno. Los resultados de la encuesta también mostraron que muchas empresas guardan información por tiempo indefinido en lugar de implementar políticas que les permitan eliminar con confianza datos o registros no importantes y, por lo tanto, sufren de creciente almacenamiento, ventanas insostenibles de copias de respaldo, mayores riesgos de litigios y procesos de descubrimientos costosos e ineficientes.
“La retención infinita produce residuos infinitos. Las empresas ven el valor de un plan sólido de manejo de la información, aunque todavía son muchas las organizaciones que siguen la práctica obsoleta de guardar todo para siempre”, dijo Brian Dye, vicepresidente de producto del Grupo de Administración de la Información, Symantec. “El gran volumen de datos está creciendo exponencialmente, por lo que intentar guardar todo consume grandes cantidades de espacio de almacenamiento y exige demasiado de los recursos de TI. Como resultado, las empresas gastan mucho más tiempo y dinero en las consecuencias negativas de las prácticas deficientes de administración y descubrimiento de la información que si trabajaran por cambiarlas”.
Encuesta: aspectos destacados
– Brecha entre los objetivos y la práctica de manejo de información empresarial: la mayoría de las empresas (87 por ciento) cree que una estrategia adecuada de retención de la información debe permitirles borrar información innecesaria. Sin embargo, menos de la mitad (46 por ciento) tiene un plan formal de retención de la información.
– Las empresas retienen demasiada información: setenta y cinco por ciento del almacenamiento de las copias de respaldo consta de retención infinita o de grupos de copias de seguridad de retención legal. Los encuestados también declararon que 25 por ciento de los datos que incluyen en copias de respaldo no son necesarios para el negocio o no deben guardarse en una copia de respaldo.
– Las empresas utilizan inadecuadamente las prácticas de archivado, recuperación de archivos y copias de respaldo: 70 por ciento usa software de respaldo para implementar retenciones legales y 25 por ciento conserva todo su conjunto de copias de respaldo indefinidamente. Los encuestados dijeron que 45 por ciento del almacenamiento de la información está relacionado con retenciones legales. Además, las empresas dijeron que, en promedio, 40 por ciento de la información en retención legal no es específicamente relevante para este litigio. El uso de copias de respaldo junto con aspectos de archivado proporciona acceso inmediato a la información más pertinente y permite a las empresas retener menos y reducir costos.
– Casi la mitad de las empresas encuestadas utilizan incorrectamente su software de respaldos y recuperación de archivos: además, mientras que 51 por ciento impide a los empleados crear archivos propios en sus equipos locales y unidades compartidas, 65 por ciento admite que los empleados habitualmente lo hacen de todas formas.
– Diferencias entre cómo la TI y los encuestados mencionaron problemas importantes por falta de un plan de retención de la información: cuarenta y uno por ciento de los administradores de TI no ve la necesidad de un plan, 30 por ciento dice que nadie asume esa responsabilidad y 29 por ciento mencionó el costo. El departamento legal mencionó problemas principales como el costo (58 por ciento), la falta de conocimientos especializados para elaborar un plan (48 por ciento) y que nadie asumió la responsabilidad (40 por ciento).
Algunas recomendaciones
Según el informe, las empresas necesitan recuperar el control de su información. Los costos de tener que esperar el “plan perfecto” ahora se ven compensados por los beneficios de ser proactivo. Las copias de respaldo no son un archivo, por lo que se deben dejar de utilizar las copias de respaldo para cuestiones de archivado y retenciones legales.
Las empresas deben retener unas pocas semanas las copias de respaldo (30-60 días) y después eliminar o archivar los datos en forma automatizada, según su uso y requerimientos. Las empresas también deben desarrollar y aplicar automáticamente políticas de retención de la información (lo que puede y no puede eliminarse y cuándo). La eliminación automatizada de políticas crea menos riesgos que la eliminación manual.
