La difícil tarea de cumplir con lo prometido

3 marzo, 2011

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El Instituto Nacional de Tecnología Industrial colabora con las pequeñas y medianas empresas mejorando su sistema de gestión, para que cumplan con los plazos de entrega de los productos y servicios realizados.

Cuando trabajamos con las pymes y les consultamos acerca del porcentaje de cumplimiento de plazo de entrega -un indicador de gestión muy sencillo-, nos encontramos con que, generalmente, éste oscila entre 40% y 60%. ¿Por qué se da esta situación? Las causas más importantes que suelen mencionar los empresarios son varias: que los productos que se fabrican tienen muchos componentes y es complicado planificar; que no hay un sistema de control de stock de materias primas, productos en proceso y productos terminados que facilite la tarea de planificación; que existen modificaciones constantes en las programaciones mínimas que se establecen; retraso en la entrega de materias primas e insumos; que no se conocen los tiempos reales de fabricación, capacidad de mano de obra y de máquinas; baja comunicación entre las diferentes áreas de la empresa; y piezas y máquinas sin planos, entre otros.

Mediante el uso de Tecnologías de Gestión o Tecnologías Blandas (conocimientos y técnicas orientadas al logro de una mayor productividad y eficiencia) podemos mejorar esta situación. Una pyme debe conocer en primera instancia cuál es su capacidad de producción, que representa el máximo nivel de actividad (productos y servicios) que puede alcanzarse con una estructura productiva dada. A partir de este reconocimiento, el empresario genera la oportunidad de optimizar los recursos de los que dispone.

Información es poder

La información básica con la que debemos contar para obtener la capacidad de producción se divide en cinco elementos: del producto y/o proceso (planos, lista de componentes, diagrama de ensamble, diagrama de recorrido/proceso, manejo de materiales, tiempos de producción y tercerización de procesos), gestión de stock (materias primas, productos en proceso y productos terminados), gestión de compras (especificaciones de producto, tiempos de reposición, flujo de información entre ventas, producción y compras) y disponibilidad de mano de obra. Estos datos pueden ser obtenidos mediante la utilización de alguna de las herramientas de gestión, como la realización de estudios de métodos y tiempos, la implementación de sistemas de control de stock y de gestión y el desarrollo de indicadores.

En segunda instancia es necesario lograr una comunicación fluida entre las áreas de ventas y producción. Lamentablemente, esta situación comúnmente no se da en las empresas. A veces están físicamente a un metro de distancia pero un área no tiene conocimiento sobre qué está haciendo la otra.

Ventas tiene el objetivo lógico de lograr la mayor cantidad de pedidos. Generalmente, para satisfacer al cliente se prometen fechas de entrega sin consultar la situación de producción, lo que genera un problema a la hora de cumplir con lo pactado. Producción elabora los pedidos en función de los recursos de los que dispone (materias primas, mano de obra, maquinarias, trabajos de terceros, entre otros) y cuán eficiente es en su uso.

Es decir, si Ventas no conoce cuál es la máxima cantidad de productos y servicios que la empresa puede generar en un determinado período y, a su vez, el área de Producción no determina claramente esta capacidad, existirá siempre un defasaje entre lo prometido y la producción real. Recurriendo nuevamente a las herramientas de gestión (definición de organigrama, reuniones periódicas entre áreas, trabajo en equipo) que permiten facilitar, incentivar e implementar una comunicación eficaz, podemos mejorar esta situación.

Es difícil que puedan llevarse a cabo las instancias planteadas anteriormente si los empresarios no establecen objetivos que guíen las acciones de la empresa y se comprometan con el logro de las metas propuestas. A partir de esto podremos planificar la producción de manera que nos permita mejorar los tiempos de entrega de los productos y servicios.

¿Como mejorar la eficacia?

La mayoría de las empresas que plantea el tema del incumplimiento de los pedidos de los clientes tiene el depósito de productos terminados desbordado; en este caso es evidente que no hay una buena planificación. Esto se puede dar cuando se produjo algo que el cliente no había pedido, se volvió a producir algo que había en depósito o se produjo en grandes cantidades y aún no se vendió. Es decir, no es que falte capacidad productiva sino que no hay una buena planificación de la producción.

Una de las herramientas más potentes para cumplir con los pedidos de los clientes es reducir los plazos de fabricación. Para esto es necesario tener un buen control de inventario tanto de materias primas como de productos terminados y producir en pequeñas cantidades, aunque esto implique en algunos casos ordenar la producción de un mismo producto varias veces. Esto permite adaptarse mejor a la demanda y cumplir con más cantidad de pedidos.

Para el caso de que exista una buena planificación y aun así no se logra cumplir con los pedidos, hay que señalar que la capacidad productiva debe ser una cuestión dinámica; la mejora continua implica estar permanentemente pendiente de los potenciales cambios que pueden hacerse al proceso productivo para optimizarlo.