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Claves para evitar la pérdida de información en una empresa

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Federico Santa Coloma, director de Puntobak

“En toda empresa no sólo existe la necesidad de cuidar la seguridad informática, sino que también se debe evitar la pérdida de información. Toda persona que trabaja con una computadora debe conocer los riesgos a los que se someten sus archivos y actuar para resguardarlos”. Con esta frase, Federico Santa Coloma, director de Puntobak -empresa dedicada al resguardo de información- explicó la importancia que tiene la realización frecuente de un backup.

“Vivimos en una época de sobreinformación, ya que las tecnologías actuales nos permiten contar con enorme cantidad de datos que nos llegan desde diversos canales. Pero, ¿de qué nos sirve tanta información si no sabemos administrarla? El backup es sólo una pequeña parte de la administración, pero es la fase que, correctamente implementada, nos va a garantizar la seguridad de nuestros datos”, completó el especialista.

– ¿Qué es lo primero que hay que pensar cuando nos hablan de “seguridad informática”?

– Hay riesgos de que un hacker se meta en nuestra computadora, una cadena de e-mails (spam) en la que siempre hay alguno con código dañino, o el famoso software espía; una tendencia que se convirtió en moda.

Además, como todos estos riesgos que permanentemente nos hacen cuestionar la seguridad, existe otro que también merece mucha atención: la pérdida de información. Toda persona que trabaja con una computadora debe conocer los riesgos a los que se someten sus archivos y actuar al respecto.

– ¿Qué se puede hacer ante esta situación?
– Por suerte, es muy amplia la gama de alternativas disponibles en el mercado para mantener nuestra información resguardada. Es tarea de los responsables de área de sistemas decidir qué solución se adapta mejor a las necesidades específicas, dentro del presupuesto asignado. El outsourcing (tercerización de tecnología) es cada vez más elegido entre las alternativas disponibles.

– ¿Cuáles son las necesidades más comunes que tienen las empresas o particulares?
– Una de las más importantes que surgen en toda consultoría es la “frecuencia del backup”. Es determinante que la frecuencia del método a implementar sea lo más alta posible. No siempre una frecuencia diaria es suficiente, ya que ciertas aplicaciones pueden requerir tener varias copias por día.

En este marco, la “automatización” también es muy importante. Todo proceso automático que minimiza el uso de recursos humanos, tiene un doble beneficio: disminuye los costos y evita errores por olvidos, descuidos u otros. Pero todo proceso automático, aunque en menor medida, también es pasible de fallas por lo que debe ser monitoreado.

La “confidencialidad” es otro aspecto determinante para tener en cuenta. Hoy en día, la mayoría de los métodos de resguardo de información permiten encriptar los archivos antes de ser resguardados.
Pero es tan importante “tener la información resguardada”, como también tenerla “disponible” para que pueda ser usada cuando la necesitemos. “Si el backup de una PC tiene copias en cajas fuertes en cinco países distintos, y cuando se rompe la PC hay que esperar un mes para recuperar el backup, entonces no sirve”. Por eso, no sólo debemos preguntarnos “¿cómo tengo mi backup?”; sino también, ¿en cuánto tiempo recuperaré la información?

Los métodos más utilizados
Según el especialista en métodos de seguridad, algunas de las posibilidades más utilizadas para hacer resguardos que cubran las necesidades básicas, son:

– Procesos automáticos que realicen copias de todos los archivos a través de la red interna a otro medio de almacenamiento. Esto evitaría pérdidas por problemas de una computadora en particular, pues el resguardo ya se encuentra en otra PC.

– Procesos automáticos que realicen copias en servidores remotos. Se debe tener extremo cuidado con los aspectos referentes a la confidencialidad. Resguardos no encriptados no son, en absoluto, recomendables.

– Resguardo en CD o DVD. Es la candidata ideal para quienes comienzan a hacer backup. Es importante no olvidar la rutina, y guardar el backup físicamente distante de los datos originales.

– Resguardo en unidades móviles de almacenamiento. Es una alternativa bastante común. La portabilidad demanda encriptación, ya que perder la unidad implicaría que todos los datos estén disponibles para terceros.

– Existe también una gama de servicios que ofrecen,en forma gratuita, un backup remoto y de alta frecuencia. Estas alternativas son más aceptables que las anteriores, pero realizar la primera copia suele demorar mucho tiempo (a veces hasta semanas enteras). Y, en caso de necesitar acceder al backup, su descarga toma un tiempo similar.

“Los anteriores son algunos de los métodos a implementar al corto plazo, hasta decidir una rutina que asegure su información, con la confidencialidad que necesita y las características que garanticen el óptimo funcionamiento”, finalizó el especialista.

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