Poder Judicial de Córdoba: aprueban transformación de expedientes soporte papel al formato de expedientes electrónicos mixtos

Será obligatoria para todas las sedes y todos los fueros a partir del próximo día 1 de octubre como fecha de corte al momento en que se suceda un cambio de ubicación a despacho. Exceptúan de tal medida los fueros Penal y de Violencia Familiar

Tribunal Superior de la Provincia de Córdoba

Acuerdo Reglamentario número mil seiscientos cincuenta y siete “Serie “A”

En la ciudad de Córdoba, a los dieciocho días del mes de septiembre del año dos mil veinte, con la Presidencia de su Titular Dra. María Marta CÁCERES de BOLLATI, se reunieron para resolver los Señores Vocales del Tribunal Superior de Justicia, Dres. Aída Lucía Teresa TARDITTI, Sebastián Cruz LÓPEZ PEÑA, y Luis Eugenio ANGULO, con la asistencia del Señor Administrador General, Lic. Ricardo Juan ROSEMBERG y ACORDARON:

Y VISTO:

El compromiso asumido por el Tribunal Superior de Justicia tendiente a garantizar una justicia ágil, flexible y sin papeles, potenciando el aprovechamiento de los recursos tecnológicos y la aplicación de la oralidad.

Y CONSIDERANDO:

1.Que en el año 2019 se inició el proceso masivo de incorporación de la tramitación íntegramente electrónica del expediente judicial en todos los fueros e instancias del Poder Judicial de la Provincia, con el objetivo de lograr la despapelización y adaptación del proceso judicial a las nuevas tecnologías.

2.La tramitación íntegramente electrónica del expediente judicial permite a los usuarios internos y externos, acceder a la información de forma ágil y segura, ahorrando significativamente tiempo en el flujo del proceso.

3.A partir de la vigencia del Acuerdo Reglamentario (AR) de “Expediente Electrónico”, N° 1582 serie “A” del 21/08/2019, ha podido constatarse que el uso del expediente electrónico constituye en toda la Provincia una práctica generalizada y asumida por los operadores internos y externos.

4.Durante este año y a los fines de garantizar el servicio de justicia en la emergencia declarada por razones sanitarias se han dictado una serie de Acuerdos y Resoluciones de Presidencia – por delegación de este Cuerpo- que han permitido un impulso cualitativo en la evolución de todo el sistema procesal electrónico de la provincia de Córdoba, en pos de una mayor eficacia.

5.La experiencia recogida ha sido satisfactoria en numerosos aspectos y ha puesto en evidencia que el camino elegido por este Tribunal Superior de Justicia al implementar el trámite íntegramente electrónico del expediente judicial en todos los fueros y todas las instancias debe ser profundizado para alcanzar el objetivo estratégico de la transformación digital. Ello, en el convencimiento que el expediente electrónico permite poner fin al cúmulo de papel de expedientes judiciales existentes en los organismos jurisdiccionales y propende a la transparencia, agiliza la gestión, reduce el consumo de papel, impresión y demás insumos, a la par que permite ganar en eficiencia en el uso de recursos públicos.

6.Si bien desde la entrada en vigencia del citado acuerdo de “Expediente Electrónico” (AR 1582/2019 “A”) la regla es la tramitación íntegramente electrónica de las nuevas causas que se inicien, aún existe un importante número de actuaciones generadas en papel y que se mantienen a la fecha exclusivamente en ese soporte.

7.Que, a los fines de lograr la aplicación masiva de las Tecnologías de Información y Comunicación (TICs) al universo de causas que a la fecha tramitan en soporte papel y de acelerar el proceso de transformación digital iniciado, resulta necesario ampliar los alcances del acuerdo de “Expediente Electrónico” (AR 1582/2019 “A”) a las causas existentes en papel y de su anexo único el “Reglamento General para el Expediente Judicial Electrónico” y sus correspondientes Políticas de Seguridad.

8.Para poner en marcha esta modificación, resulta necesario fijar una fecha de corte a partir de la cual las causas que tramiten en soporte papel deberán continuar sustanciándose en forma electrónica.

9.Esta nueva modalidad importa un proceso de transformación de expedientes que tramitan actualmente en soporte papel y que tendrá como resultado expedientes electrónicos mixtos, entendiéndose por tales a los originados y gestionados primigeniamente en soporte papel que continuarán sustanciándose en forma electrónica.

10.Este proceso de transformación del expediente deberá ser generado por cada organismo jurisdiccional -con excepción de los que integran los fueros penal y violencia familiar- desde la fecha de corte y al momento en que se suceda un cambio de ubicación a despacho, conforme las pautas que se establecen en el anexo único que forma parte del presente.

11.Para los fueros penal y violencia familiar, la oportunidad de la transformación será determinada una vez que sean incorporados al esquema de tramitación electrónica. Atento a todo ello, el Tribunal Superior de Justicia en ejercicio de sus atribuciones conforme artículo 166 incisos 1 y 2 de la Constitución Provincial y artículo 12 incisos 1, 2 y 32, de la Ley Orgánica del Poder Judicial N°8435,

RESUELVE:

Artículo 1. AMPLIAR los alcances del Acuerdo Reglamentario N° 1582 serie “A” del 21/08/2019 y de su anexo único “Reglamento General para el Expediente Judicial Electrónico” y sus correspondientes Políticas de Seguridad en todo cuanto sea compatible al expediente electrónico mixto.

Artículo 2. APROBAR el proceso de transformación de expedientes soporte papel al formato de expedientes electrónicos mixtos, que habrá de efectuarse en forma obligatoria para todas las sedes y todos los fueros conforme las pautas que se establecen en el anexo único que forma parte del presente.

Artículo 3: DISPONER que –excepto fuero penal y de violencia familiar- la transformación deberá llevarse a cabo desde el 1º de octubre de 2020 como fecha de corte al momento en que se suceda un cambio de ubicación a despacho.

Artículo 4: DISPONER que la determinación de la oportunidad de la transformación a expediente electrónico mixto para los expedientes soporte papel de los fueros penal y violencia familiar se realizará a medida que las oficinas de dichos fueros sean incorporados al esquema de tramitación electrónica.

Artículo 5: PUBLÍQUESE en el Boletín Oficial de la Provincia. Difúndase la presente por medio del sitio web oficial del Poder Judicial de Córdoba y en el Portal de Aplicaciones (Intranet), al mismo tiempo e instrúyase a la Oficina de Comunicación a que le dé la más amplia difusión.

Con lo que terminó el acto, que previa lectura y ratificación de su contenido, firman la Señora Presidente y los Señores Vocales, con la asistencia del Administrador General, Lic. Ricardo Juan ROSEMBERG.

FDO.: MARIA MARTA CACERES DE BOLLATI -AIDA L. TARDITTI – SEBASTIAN CRUZ LOPEZ PEÑA -LUIS EUGENIO ANGULO- RICARDO JUAN ROSEMBERG

ANEXO

Corresponde al Acuerdo Reglamentario Nº1657serie “A” del 18/09/2020

“PAUTAS DE IMPLEMENTACIÓN PRÁCTICA DE LA TRANSFORMACIÓN A ‘EXPEDIENTE ELECTRÓNICO MIXTO”.

1.Aclaración conceptual.

1.1.Expediente de soporte papel.

Además de su propio soporte, dentro de las características principales se destacan la posibilidad de su préstamo a letrados, auxiliares y dependencias, la consulta remota de las operaciones que en él desarrollan -ya sea que se encuentren o no firmadas digitalmente-y el hecho que su contenido es incompleto dentro del Sistema de Administración de Causas (SAC) Multifuero, ya que solo se han registrado las actuaciones producidas por las oficinas judiciales, no así las promovidas por letrados y demás auxiliares. 1.2.Expediente electrónico. Se encuentra reglamentado por el acuerdo de “Expediente Electrónico” Acuerdo Reglamentario –AR-1582/2019“A”, su contenido se encuentra completo dentro del SAC Multifuero y todas las actuaciones realizadas por las oficinas judiciales requieren ser firmadas digitalmente. Existen dos subtipos:

1.2.1.Expedientes electrónicos propiamente dichos: esto es, aquellos que se iniciaron bajo la modalidad electrónica y que continúan de tal manera hasta su finalización.

1.2.2.Expedientes electrónicos desmaterializados: es decir, aquellos que se originaron y desarrollaron en soporte papel y en los que a través del proceso de desmaterialización se

trasladó su contenido en papel al formato digital, manteniendo su inalterabilidad y descartándose como consecuencia el soporte papel, conforme el Protocolo aprobado por el AR1205 serie “A” del 13/05/2014.

1.3.Expediente electrónico mixto. Desde la entrada en vigencia del presente Acuerdo, se da inicio al proceso de transformación de expedientes de soporte papel que tendrá como resultado un expediente electrónico mixto, que constituye una combinación entre expediente de soporte papel en su inicio, con sus características distintivas, hasta el momento en el que se efectúe su transformación, para continuar desde ese momento como expediente electrónico, también con sus características propias.

1.3.1.Entre las particularidades de este tipo de expediente se destacan: Solo admite la incorporación de nuevas actuaciones conforme lo dispuesto por AR 1582/2019“A”. La posibilidad del préstamo de sus cuerpos papel a letrados, auxiliares y otras dependencias.

2.Alcances. El proceso de transformación de causas a expediente electrónico mixto será aplicado a todas las causas en soporte papel iniciadas con anterioridad a la fecha de implementación en cada sede, fuero e instancia, del acuerdo de “Expediente Electrónico” AR 1582/2019 “A” según la oportunidad y fecha de cortes dispuestos y siempre que se hayan cumplido los requisitos dispuestos en el punto 4 (proceso de transformación).

3.Fecha de corte. A partir del 1º de octubre de 2020 las causas a las que se hace referencia en el punto anterior deberán continuar su tramitación conforme el sistema de expediente electrónico. Las partes deberán en lo sucesivo formular sus peticiones por vía electrónica, en tanto que las actuaciones anteriores a la transformación serán conservadas en papel.

Para uso Oficial

4.Proceso de transformación.

4.1 Para iniciar el proceso de transformación, cada expediente deberá encontrarse completo en el tribunal y a despacho a fin de poder verificar las constancias de la causa. Previa transformación: todos los anexos que se encuentren en el tribunal deben ser acumulados. Los anexos que se tramitan en otras dependencias continúan su trámite independiente.

4.2. A los fines de asegurar el completo acceso por parte de auxiliares y letrados intervinientes en la causa, los funcionarios responsables de cada oficina judicial deberán controlar los siguientes puntos:

a) La carga íntegra en el SAC Multifuero de: las partes, terceros y auxiliares, domicilios denunciados actualizados de todos los involucrados en el proceso judicial y de los domicilios constituidos en el expediente;

b) Que no existan operaciones, para agregar, ni solicitudes pendientes

c) Que se encuentren vinculadas al expediente principal todas las actuaciones que se hubieran promovido durante el período de “receso extraordinario” y de “servicio de justicia en la emergencia”–por razones sanitarias-y los habilitados a partir del dictado del AR 1629serie “A” del 06/06/2020(anexos solicitando habilitación de día y hora).

d) Que se encuentre vinculado el sumario digital, para los casos del fuero penal o violencia familiar en que existan actuaciones de este tipo.

4.3. Una vez realizados los controles del punto anterior y verificado que el expediente de soporte papel se encuentre completo, se procederá a inutilizar la última foja certificando tal circunstancia y se realizará en el SAC Multifuero el procedimiento nominado

“TRANSFORMACIÓN A EXPEDIENTE ELECTRÓNICO MIXTO”.

Este procedimiento incluirá el alta de la operación del mismo nombre, la que deberá ser firmada digitalmente por funcionario judicial. Realizada la operación, se concretará la transformación a expediente electrónico mixto, previa verificación automática del cumplimiento de los requisitos dispuestos.

4.4.Concretada la mencionada transformación, la causa continuará tramitando en forma electrónica conforme las pautas que surgen del acuerdo de “Expediente Electrónico” AR 1582/2019 “A”, quedando vedada cualquier incorporación física de papel con posterioridad. Como consecuencia, si alguna actuación posterior ocurriera en dicho formato, deberá digitalizarse e incorporarse al expediente. Deberán conservarse las actuaciones existentes en soporte papel las que podrán ser objeto de préstamo de ser necesario.

5.Políticas de seguridad: El acceso al sistema es personal e intransferible. El usuario es el único responsable de las consecuencias que puedan derivarse de su mal uso o de la divulgación y/o pérdida del usuario y contraseña. Queda expresamente prohibida la cesión, transferencia y/o tercerización de los datos de acceso, en cualquiera de sus forma.

N. de R.- Publicado en el Boletín Oficial de la Provincia de Córdoba Nº 218 del 22 de septiembre de 2020.