Documentos judiciales. Regulación de la conservación, selección y destrucción

La Legislatura de la Provincia de Córdoba
sanciona con fuerza de
Ley: 9360
Artículo 1º. – La presente ley establece y regula la conservación, selección y destrucción de los documentos judiciales.
Art. 2º. – Considérase “valor jurídico permanente” a la calidad que se asigna a la documentación judicial que constituya, actual o potencialmente, fuente de derechos personales, personalísimos, patrimoniales y de todo otro derecho humano reconocido por el orden vigente. Este carácter requiere, para su asignación, que la documentación judicial haya estado archivada durante el plazo mínimo establecido, para cada supuesto, en la presente Ley. En tales condiciones dichos documentos no pueden ser destruidos.
Art. 3º.- La asignación de “valor jurídico permanente” a los documentos se hace con arreglo a las pautas de valoración que fije el Tribunal Superior de Justicia, las cuales deberán cumplimentar los principios archivísticos que resulten aplicables al tipo de documentación original y frágil de que se trate.
Art. 4º.- El “valor jurídico permanente”, en cada fuero, se asignará a los documentos producidos en los mismos una vez transcurridos los siguientes plazos mínimos de archivo, a saber:
a) En el Fuero de Menores: veinticinco (25) años en lo Prevencional y doce (12) años en lo Correccional;
b) En el Fuero Penal: veinte (20) años en lo Criminal y diez (10) años en lo Correccional;
c) En los Fueros Laboral y Contencioso-Administrativo: diez (10) años;
d) En los Fueros Civil y Comercial: diez (10) años, con excepción de los concernientes a quiebras, concursos preventivos y acuerdos preventivos extrajudiciales, en los que el plazo será de veinte (20) años;
e) En el Fuero de Familia: diez (10) años, excepto los concernientes a medidas adoptadas en procesos urgentes y otras que se hayan agotado con su cumplimiento, en que el plazo será de dos (2) años; en los juicios de alimentos entre parientes o cónyuges, que se fija en cinco (5) años, y en los relativos a medidas de guarda, régimen de visitas y alimentos para menores de edad, que se establece en veinte (20) años;
f) En el Fuero Fiscal: cinco (5) años;
g) En el Fuero Electoral: cinco (5) años;
h) En los Juzgados de Faltas, las Asesorías de todos los Fueros y el Centro de Mediación: dos (2) años;
i) En el Área Administrativa del Poder Judicial, los plazos son los que determine el Tribunal Superior de Justicia, y
j) Para todos los demás documentos judiciales que carezcan de previsión específica: el término de prescripción de la acción respectiva.
Art. 5º.- Establécese que los protocolos y libros en general que contengan resoluciones de Tribunales y Fiscalías de cualquier instancia y asiento, y aquellos libros de registro en que se consignen datos sobre la existencia y estado de las causas judiciales son considerados de pleno derecho y sin estar sujetos a declaración alguna, con “valor jurídico permanente”. El mismo “valor jurídico permanente” de pleno derecho gozarán los documentos vinculados a la memoria histórica conforme lo dispuesto por la Ley Nº 9286; los del fuero de Familia que conciernan al estado civil e identidad de las personas, disolución de la sociedad conyugal sin divorcio o separación personal y los fueros de Menores que contengan guardas preadoptivas o reconocimientos de hijos en sede judicial y los relativos a adopciones, cualquiera fuera el fuero en que se hubieran tramitado. En caso de existir doble registro, el Tribunal Superior de Justicia determinará cuál de ellos goza de “valor jurídico permanente”.
Art. 6º.- Las operaciones de selección quedan a cargo del Archivo del Poder Judicial, el que debe emitir anualmente o cada vez que el Tribunal Superior de Justicia lo disponga, las nóminas de documentos judiciales que merecen la asignación de “valor jurídico permanente”, como asimismo los que se consideran excluidos de tal carácter.
Art. 7º.- Los documentos cuya tutela y preservación se dispone en la presente Ley podrán ser conservados mediante procesos de digitalización, mediante el cumplimiento de los requisitos y exigencias previstos en el art. 30, Ley Nº 24624 y el Decreto Reglamentario Nº 43/96, o las normas análogas que la reemplacen, modifiquen o sustituyan en el futuro, garantizando el doble registro de dicha documentación por el medio aludido o por cualquier otro similar. Facúltase al Tribunal Superior de Justicia para determinar el destino de los originales.
Art. 8º.- Los documentos judiciales sin “valor jurídico permanente” serán sometidos a consideración del Centro de Documentación Histórica del Archivo del Poder Judicial, a efectos de establecer el valor científico, histórico o cultural que amerite –o no– su conservación. Asignado el mismo, el documento es resguardado por el Archivo del Poder Judicial o por las instituciones públicas o privadas con reconocimiento oficial que se encuentren interesadas en su administración, conforme políticas de cooperación definidas por el Tribunal Superior de Justicia. La tutela de los documentos con valor científico, en todos los casos, es facultad exclusiva del Tribunal Superior de Justicia, que sólo podrá ceder la administración de tales documentos.
Art. 9º.- El Tribunal Superior de Justicia establecerá el régimen de consultas tanto de los documentos con “valor jurídico permanente” cuanto de aquellos que posean valor científico, histórico o cultural, procurando armonizar y compatibilizar los derechos a la información y a la privacidad.
Art. 10.- El Acuerdo del Tribunal Superior de Justicia que declare “destruibles” los documentos judiciales será publicado en el Boletín Oficial y diarios de la zona de amplia circulación y dado a conocer a través de radioemisoras locales por el término de tres (3) días; sin perjuicio de otros medios de comunicación que se determinen. Durante dicho plazo se fijarán en lugares visibles de los edificios del Poder Judicial avisos extractados del referido acuerdo. La publicidad debe consignar el derecho de los interesados a pedir la preservación, las condiciones de ejercicio y el plazo dentro del cual debe ejercitarse el mismo. Las nóminas quedarán a disposición en las sedes del Archivo del Poder Judicial.
Art. 11.- Los interesados en la conservación de documentos judiciales separados para su destrucción deberán requerirlo por ante la Dirección de Archivo del Poder Judicial mediante escrito fundado, dentro de los treinta (30) días de vencida la publicidad prevista en el artículo precedente. La petición es tramitada por dicha Dirección y su resolución será susceptible de los recursos previstos en la Ley de Procedimientos Administrativos de la Provincia (artículo 1º y concordantes de la Ley Nº 5350 – T.O. Ley Nº 6658).
Art. 12.- Establécese que una vez vencidos los plazos fijados en los artículos precedentes o resueltas las impugnaciones deducidas, el TSJ podrá proceder a la reducción a papel triturado y enfardado de los documentos destruibles. Estas operaciones deberán cumplirse mediante métodos que aseguren la completa confidencialidad de las actuaciones y bajo la supervisión de los funcionarios judiciales que a tal efecto se designen.
Art. 13.- El Tribunal Superior de Justicia procederá a la venta de dicho papel conforme a las normas y procedimientos vigentes y destinará su producido conforme a las disposiciones de la Ley Nº 8002 -artículo 1º, inciso c) y concordantes- o de las normas análogas que la reemplacen, modifiquen o sustituyan en el futuro.
Art. 14.- Los expedientes que actualmente se encuentren archivados en el Archivo de Tribunales a la fecha de vigencia de esta Ley, serán destruidos o conservados conforme a las normas y procedimientos establecidos en la presente.
Art. 15.- Derógase la Ley Nº 6057 y toda otra disposición normativa que se oponga a los contenidos de la presente.
Art. 16.- Comuníquese al Poder Ejecutivo Provincial ■