Problemas sobre caducidad en el ámbito registral local: propuesta para avanzar en una posible solución

SUMARIO: I. Introducción. II. La caducidad en el Registro inmobiliario de Córdoba. a) Las “razones operativas” y una telúrica “caducidad no automática”. b) Los efectos negativos derivados del mecanismo implementado. III. Aportes para una posible solución. a) La mecánica del ajuste propuesto. b) Resumen del presupuesto conceptual y de la propuesta sugerida
I. Introducción
En el ámbito del derecho privado, todo registro jurídico tiene por función común la seguridad jurídica, valor general que se obtiene a partir de dos tipos de efectos que a los fines expositivos pueden designarse como de carácter inmediato y mediato.
Con carácter inmediato y común a todo registro jurídico, aparece la cognoscibilidad, efecto automático y prácticamente consustanciado con la acción misma de tomar razón, en tanto puede decirse que, con su inscripción, la situación jurídico-registral deja una suerte de estado de clandestinidad para ingresar al ámbito o estado propio de la publicidad registral

; en su mérito, los terceros interesados que requieran del servicio público que brinda el Registro podrán tomar conocimiento de la existencia de esa situación jurídica. Asimismo y con carácter mediato, la publicidad registral produce otros efectos sustanciales según corresponda a cada ordenamiento registral en particular (v.gr.: oponibilidad en materia de inmuebles, constitutividad en el caso de los automotores, etc.).
Una vez producida la toma de razón de una determinada situación jurídico-registrable, los efectos emergentes de su inscripción se mantienen por tiempo indefinido salvo que en el caso proceda su cancelación (art. 36, ley 17801), o bien, cuando el asiento sea de carácter temporario, hasta que concluya el plazo legal de su vigencia, operando entonces su caducidad

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Cabe también señalar que los fenómenos de caducidad y cancelación presentan entre sí elementos comunes y elementos distintivos: tienen en común que ambos caminos conducen a la cesación de la eficacia jurídica del asiento registral; por otro lado, se distinguen en que mientras la cancelación constituye una vía acorde y sujeta al principio de rogación, la caducidad lo excepciona, produciéndose ministerio legis la pérdida de vigencia del asiento por el solo transcurso del plazo previsto por la ley, sin necesidad de requerimiento alguno ni actuación del registrador de ningún tipo

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Si bien los conceptos que anteceden no ofrecen mayor dificultad en el plano teórico, en la práctica local se observa una gama de situaciones en las que aparecen desdibujados y en perjuicio de la fluidez del saneamiento regular del sistema registral, cuestión que constituye el objeto de abordaje del presente trabajo.

II. La caducidad en el Registro inmobiliario de Córdoba
Desde un enfoque sustancial, el Registro General de la Provincia de Córdoba pareciera no contrariar la legislación fondal en materia de caducidad, pero su tratamiento procedimental sí se ve notablemente inficionado por elementos absolutamente extraños al fenómeno jurídico aludido de modo tal que, en definitiva, sí resulta seriamente afectado el sentido y esencia misma de su operatividad, según se verá a continuación.

a) Las “razones operativas” y una telúrica “caducidad no automática”
Bajo la invocación de “razones operativas” y desde hace mucho tiempo, el Registro local ha establecido mecanismos que distinguen dos momentos de carácter sucesivo a los fines de tener –recién en el segundo– por efectivamente caducas ciertas inscripciones o anotaciones; en una primera etapa, que principia en la fecha en que según la ley el asiento debe caducar, el Registro de Córdoba exige del usuario interesado el cumplimiento de ciertos recaudos que acrediten dicha caducidad; y recién luego, en un segundo momento, el Registro ya acepta y respeta –sin más– los efectos que se derivan de la caducidad, esto es, la ineficacia de esas anotaciones o inscripciones.
En rigor de verdad, las llamadas “razones operativas” que han motivado este proceder del registrador no son otras que un voluminoso atraso en el procesamiento de documentos, situación que le impide tener la adecuada certeza de que aquel plazo del que gozaba un determinado asiento registral ha vencido sin que al respecto se haya producido en forma temporánea el ingreso o reingreso (según el caso) del documento pertinente que mantenga su vigencia. Así, el sistema de procesamiento emergente de los arts. 99 a 101 y art. 107, todos del reglamento registral vigente

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Para dar un ejemplo que aclare el mecanismo de procesamiento que aplica el registrador cordobés, puede brindarse el siguiente: piénsese la expedición de una certificación registral para la autorización de la compraventa de un inmueble; así será que, una vez producido el vencimiento del plazo de su vigencia con más el de cuarenta y cinco días previsto por el art. 5 de la ley 17801, y aun el período de gracia previsto por la legislación reglamentaria local

sin que se produzca el ingreso del documento, la reserva de prioridad mantenida hasta entonces quedará automáticamente sin efecto por razón de su caducidad (arts. 5, 24 y 25, ley 17801). Hasta aquí el cómputo luce inobjetable y acorde con la legislación vigente, pero nuestro Registro, ante la incertidumbre de saber si efectivamente ha ingresado o no el documento para el cual se otorgó la certificación, ha recurrido a un forzamiento que consiste en distinguir las dos etapas antes mencionadas, a saber: a) una primera, que sigue al momento fijado para la caducidad del mecanismo de reserva de prioridad, en la que el interesado deberá acreditar esa caducidad para que el Registro la considere efectivamente producida; y b) una segunda etapa en la que ya el Registro acepta y respeta los efectos de la caducidad, para lo cual es menester que haya transcurrido un relevante plazo que dispone el registrador según sus necesidades operativas, hoy fijado en dos años

, tras lo cual estima que para ese entonces, si el documento fue labrado e ingresado oportunamente, estaría ya individualizado dentro del Registro y aun inscripto en el folio respectivo, de manera que si no lo está, será porque no se autorizó o perdió la reserva de prioridad.
En suma, no sabiendo si el documento existe y, en su caso, si está dentro de la repartición con vigencia de su colocación registral, el organismo exige en un primer período la acreditación de ciertos hechos negativos que permitan presumir la caducidad (sea porque que el documento no se labró, o no ingresó, etc.), mecánica que ha hecho famosos los llamados en la jerga local “destinos de certificado”

. Transcurrido este primer período que podría denominarse de duda o riesgo, sobreviene un segundo período en que el Registro considera ya “improbable” la vigencia del asiento de que se trate, y entonces sí aplica lo que ahora llama “caducidad automática”, pues las certificaciones e inscripciones antes referidas ya “no serán obstáculo para la inscripción o anotación de documentos” (así, la letra del art. 101, Regl. Registral).
En definitiva, el Registro resuelve la incertidumbre y riesgo del primer período con una suerte de “caducidad no automática”, en tanto sus efectos no son concedidos ipso iure sino con base en la exigencia de unos requisitos que, a criterio del registrador, acrediten esa caducidad.

b) Los efectos negativos derivados del mecanismo implementado
Desde el punto de vista teórico y sobre todo desde un punto de mira práctico, el mecanismo antes relacionado presenta los siguientes tropiezos:
1) Se desnaturaliza la esencia de la caducidad como fenómeno de saneamiento o depuramiento automático de constancias registrales en tanto constituye un verdadero contrasentido aludir a caducidad y a una misma vez exigir a los usuarios el cumplimiento de recaudos instrumentales que acrediten hechos negativos que vengan a corroborar el vencimiento del plazo legal, cuando es el registrador quien debe estar en mejores condiciones para saber si el documento se ha presentado (sea ingreso o reingreso, según corresponda), es decir, si el asiento está o no vigente.
2) Ante este panorama que trasladó el peso de la incertidumbre a los usuarios, se desarrolló en el tiempo la costumbre de recurrir a unos trámites de “cancelación por caducidad” (otro contrasentido), expediente utilizado hasta para corroborar la caducidad de asientos temporales definitivos (por ej.: pidiendo al Registro que, previa verificación o búsqueda de documentos de una eventual reinscripción, dejara constancia en el folio real de la caducidad de asientos de determinadas cautelares, etc.).
La confusión reinante llega al punto de hacer ininteligible la última parte del art. 96 del Reglamento Registral (ubicado en el título XIII dedicado a las “Cancelaciones”), conforme el cual: “Para la cancelación de hipotecas inscriptas a diario será necesario acompañar indefectiblemente el título, aun cuando esté caduco el diario”. Ocurre que si el número diario está “caduco”, nada se puede cancelar pues ningún asiento está vigente

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3) Si el giro “caducidad automática” utilizado por el art. 101 del Reglamento Registral aparece como redundante en sí mismo, sí es grave no establecer o guiar al usuario respecto de cuáles son los “requisitos” a que aluden los arts. 99 y 100 del mismo ordenamiento y que regulan la primera etapa de lo que en su mérito sería una “caducidad no automática” por la cual las certificaciones registrales e inscripciones provisionales, no obstante estar caducas, serán igualmente “obstáculo para la inscripción o anotación de documentos” (art. 101 del plexo citado, a contrario).
4) La exigencia de cumplimiento de estos indeterminados requisitos para destrabar y hacer procedentes los efectos naturales de la caducidad producen una inversión o trastocamiento de roles, alterando la carga elemental que deriva del principio de rogación (art. 6, ley 17801), en función del cual toca a cada interesado el deber instar la registración del documento cuya toma de razón pretende, sin que el Registro pueda trasladar a unos rogantes la tarea de acreditar la “no registración o no vigencia” de asientos referidos a otros documentos que, en todo caso, interesa a otros usuarios.
5) En rigor de verdad, el forzamiento denunciado constituye la indebida delegación de una labor que hace a la función registral misma, la de contar con una adecuada estructura informativa sobre el estado registral de vigencia o caducidad de los distintos asientos registrales, lo que no puede justificarse con la sola invocación de “razones operativas” cuyo carácter transitorio se cuenta ya por lustros.
6) Aun más, el peor efecto que ha generado este mecanismo es el de fomentar las causas que lo originaron, ya que los llamados “destinos de certificado” y otros “recaudos” exigidos por el registrador generan una copiosa multiplicación de la documentación a procesar, y asimismo aumentan los ya considerables costos pues exigen el pago de otras tantas “tasas” retributivas de este especial “servicio”, sin beneficio para nadie

. Pero lo más grave es que, en orden a la acumulación de trámites inscriptorios en la repartición, se aumenta considerablemente la demora en la calificación, pues el agente calificador tiene que detenerse y leer más instrumentos y corroborar más datos, y en su caso está obligado a observar y exigir tales a veces desconocidos o cambiantes “recaudos”. Así se multiplican las observaciones y el entorpecimiento de la registración de los documentos, multiplicando exponencialmente los tiempos de procesamiento puesto que un documento observado con relación a estas cuestiones consume recursos desde el ingreso, al que le siguen remisiones internas, calificación, observación y egreso, y luego, el reingreso, reiniciándose de esta manera el rosario de pasos hasta determinar si, finalmente, el rogante ha cumplido con el requisito que según el “caso” exija el registrador.
En este peregrinaje, no es poco común que el transcurso del tiempo venga a sorprender al rogante y al propio agente registral con la llamada “caducidad automática”, cerrando un círculo de desgaste de recursos humanos y económicos, tanto de los usuarios como de la repartición.

III. Aportes para una posible solución
Es evidente que la caducidad de asientos constituye un instrumento jurídico esencial para la regular depuración y saneamiento de las constancias registrales en beneficio directo del tráfico jurídico, de manera que la situación local antes analizada aparece como un serio problema que incide negativamente en la marcha de nuestro Registro inmobiliario.
Pero el esfuerzo de un diagnóstico o de una crítica será siempre mejor recibido o considerado si, además, se intenta colaborar en la aportación de ideas para avanzar en orden a una solución puesto que, como siempre sostenemos en el ámbito académico, el Registro es un problema de todos los operadores jurídicos (v.gr.: agentes registrales, rogantes, etc.). En este sentido, sería tan simple como inoficioso decir que si nuestro Registro no estuviera atrasado, cesarían las llamadas “cuestiones operativas” que han dado lugar a éste y otros mecanismos de alta complejidad para el procedimiento registral, agobiando a la planta de personal, desbordada por la acumulación de trámites inscriptorios, integrados cada vez por más documentación, lo que acrecienta la confusión y el riesgo de error.
Como consecuencia de lo antes expresado, pensamos que la clave de un avance no está en la propuesta de grandes o drásticos cambios, sino en modestos ajustes que colaboren ante un colapso generalizado, a fin de destrabar el círculo vicioso denunciado en los párrafos precedentes.
Por lo dicho, pensamos que el problema aquí tratado podría comenzar a resolverse, a nuestro modesto criterio, del siguiente modo: se trata de comprimir la incertidumbre del período inmediato que sigue a la caducidad de un asiento, pero a cambio de librar la solución al factor tiempo y a la multiplicación de documentación que luego hay que ordenar y calificar, debe apuntarse a un mejoramiento del sistema informático de seguimiento de documentos de modo tal que refleje los enlaces necesarios para vincular el ingreso de un documento en forma inmediata con aquellos asientos cuya vigencia se relaciona con dicho ingreso; lo dicho, según la mecánica que se expresará a continuación.
a) La mecánica del ajuste propuesto
El sistema informático de seguimiento de documentos es, a esta altura, imprescindible

, y la mejor prueba de ello es que el Registro no opera si este sistema “se cae”. En otros términos, sin sistema informático el Registro se paraliza inmediatamente, de donde es claro que el registrador opera fundamentalmente sobre la base de la información que el sistema brinda y sólo en algunos aspectos o tramos de su labor verifica en forma directa la realidad instrumental de las constancias registrales

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La clave de nuestra propuesta está en que, mejorando el sistema informático y la mecánica de carga de la recepción de instrumentos, podrá incorporarse el “ingreso” mediante su relación inmediata con aquellos asientos anteriores a los que resulta vinculado. Vale ya mismo dar un ejemplo: si ingresa una escritura pública de venta, además de asignársele una etiqueta (sticker) con número específico para su identificación y seguimiento, debería vincularse a ésta con el número del certificado que se usó para labrar el acto escriturario, de manera que automáticamente el sistema determine si ingresa dentro del tiempo de vigencia del certificado con más el plazo antes referido de cuarenta y cinco días y, en su caso, dejará constancia del enlace jurídico existente entre ese certificado y esa escritura cuyo proceso de inscripción se inicia en ese momento. Bastará al efecto de esta “vinculación” de asientos que al asignarle el número diario al documento ingresante, se le indique al sistema informático que lo es “en relación al Certificado número …”, de manera que el mismo sistema luego informe cada número (sea del certificado o del diario de la escritura) con remisión al otro

. Obviamente, el cómputo planteado exige que, previamente, el sistema consigne el momento de la expedición del certificado, así como el plazo de vencimiento que le corresponda en cada caso

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No hay mucha novedad en este proceder y los agentes registrales no se sorprenderían de lo sugerido precedentemente; en efecto, lo propuesto guarda mucha analogía con lo que ocurre en relación con los movimientos de “un mismo número diario”, puesto que el “reingreso” de un documento que ya se encuentra en trámite de inscripción es producido con relación al mismo número diario mediante la simple lectura de su código de identificación

, tarea que se realiza rápida y seguramente mediante un lector láser del código de barra que integra la etiqueta, y si la inscripción ya no está vigente porque venció su plazo, el propio sistema indica la necesidad de dar “nuevo ingreso”

. Todo esto ocurre en instantes, y el agente registral no cuenta manual o personalmente los plazos

, de donde es muy difícil comprender la utilidad del art. 100 del Reglamento Registral antes aludido

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De manera que, visto lo que ocurre con el reingreso de documentos que cuentan con inscripción provisional, se trata de hacer lo propio con distintos diarios que entre sí se encuentran vinculados en relación con la colocación y prioridad de una misma situación jurídico-registrable.
La solución que se propicia sería aplicable, entre otras, a las siguientes situaciones:
1) Caducidad de certificaciones registrales (notariales, anotaciones preventivas de subasta, etc.);
2) Caducidad de inscripciones o anotaciones provisionales;
3) Pedidos de prórrogas de inscripciones provisionales

;
4) En caso de tramitación de recursos

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5) Incluso, el sistema debería también usarse para la anunciar el trámite de reinscripción de documentos cuya anotación definitiva es igualmente temporal (v.gr.: cautelas, hipotecas, etc.)

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b) Resumen del presupuesto conceptual y de la propuesta sugerida
Como se ha señalado, la caducidad es una sola, siempre es automática, e importa la pérdida de vigencia de un asiento por el transcurso de su plazo legal, lapso no sujeto a prolongaciones de carácter voluntario o ejecutorio

; luego, los mecanismos que prorrogan o condicionan indebidamente la concesión de los efectos de la caducidad a un momento posterior y exigen entretanto distintos “requisitos”, constituyen soluciones patológicas que, además de estar abiertamente reñidos con la operatividad propia que hace a la esencia del instituto de la caducidad, lejos de superar el problema originante (el atraso en el procesamiento de los documentos registrables), lo agravan.
En consecuencia del presupuesto conceptual y fáctico que antecede estimamos que, sin recurrir a grandes y costosos cambios estructurales, bastaría con llevar a cabo un decidido esfuerzo técnico en mejorar el sistema informático con el que se conduce la repartición registral en la recepción de los documentos, vinculando ab initio los distintos controles que se relacionan con una misma situación jurídico-registral, de manera tal que se elimine el lapso de incógnitas acerca del ingreso de documentos o vigencia de asientos. Sin duda siempre habrá margen para el error cualquiera sea el sistema de control de ingreso y seguimiento que se implemente, pero como toda obra humana, será siempre perfectible.
Además de la solución al problema central de respeto a la operatividad de la caducidad, estimamos que el remedio propuesto tendría un efecto colateral muy positivo en orden a la reducción de la documentación que refleja los ya mentados “requisitos” que se exigen a los distintos usuarios y, sobre todo, colaboraría en un ahorro del esfuerzo y recargo ocioso de complejas tareas a que es sometido el registrador cordobés en el procesamiento, contralor y concesión de estas tan contradictorias y nocivas “caducidades no automáticas” ■

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