Intranet, o cómo crear comunidades dentro de las empresas

Sergio Ventura, director General de Kaizen Eventos

Desde hace algunos años, la jefatura de Recursos Humanos fue adquiriendo un rol estratégico como aliado de la dirección general en las empresas. Ese cambio de lugar no fue sencillo y hubo que generar muchas acciones para que fuera percibido por los empleados. En ese proceso, los medios de comunicación internos resultaron fundamentales, y las carteleras, los newsletter, los envíos por mail y las acciones de “marketing de guerrilla” se fueron complementando con la generación de intranets o micrositios, según puntualizó Sergio Ventura, director General de Kaizen Eventos.

– Básicamente ¿qué son las intranets?
– Las intranets o “sitios de comunidad de empresa” son un conjunto de servicios basados en la web como soporte, es decir, son accesibles desde los puestos de trabajo de una red local o cualquier máquina conectada a Internet, pero sólo están al alcance de los empleados y colaboradores directos de la empresa.

La gerencia de Recursos Humanos puede, a través de este canal, enviar información y contenidos a la computadora de todos los empleados de una organización, llegando a cada uno de sus públicos con un mensaje rápido y efectivo; obviando, entre otras, las barreras geográficas que tienen muchas empresas con oficinas en todo el país o el mundo, y recibiendo feedback de cualquier acción encarada, a nivel nacional o regional.

– ¿Para qué sirven?
– Estos sitios brindan posibilidades casi ilimitadas. Desde reemplazar el viejo buzón de sugerencias, hasta unir a los miles de empleados de una organización en un evento virtual global. Pueden resolver las necesidades de difusión de información laboral y de capacitación y también ayudar a motivar al personal, mejorar el clima organizacional y proveer beneficios concretos, creando un clima de comunidad que contenga a todos.

– ¿Cuál es la principal ventaja que diferencia a esta herramienta?
– La gran diferencia –y ventaja- es la bidireccionalidad. La intranet permite comunicar y retroalimentarse de opiniones de los colaboradores de todos los estratos de la empresa. Se puede ser selectivo o masivo. Y todo se puede medir en tiempo real. Por eso está convirtiéndose rápidamente en el medio de comunicación por excelencia para el endomarketing, por ejemplo.

– ¿Los empleados pierden mucho tiempo navegando?
– No necesariamente. Algunas empresas, por política propia o necesidades de su actividad, no permiten a sus empleados navegar dentro del horario de oficina o en su puesto de trabajo (por ejemplo, el cajero de un banco). El espacio virtual debe generar el suficiente interés y beneficio a sus usuarios como para que los ayude a optimizar su tarea diaria y, al mismo tiempo, también ingresen en él durante las horas de esparcimiento personal o familiar.

– ¿Quién es el encargado de moderar los contenidos?
– Estos sitios tienen un sector de administración que permite monitorear la participación del personal y eliminar los contenidos indeseados. Desde un backoffice, o bien recibiendo un mail en una casilla creada para cada acción, los responsables de Recursos Humanos pueden evaluar lo que pasa en el sitio y plantear las correcciones necesarias. De todas formas, como los usuarios participan con su nombre y apellido, las intervenciones, normalmente, son adecuadas. También se puede optar por un servicio externo de moderación de contenidos.

– ¿Dónde se hace el hosting (alojamiento)?
– Según el proyecto, la infraestructura y políticas de seguridad de la empresa se definirán si el hosting se realizará en los servidores de la compañía o en otros externos, bajo estándares de seguridad para aplicaciones de este tipo. Por otro lado, los sistemas validan a los usuarios según la base de datos de la empresa, lo que asegura un uso restringido sólo a los colaboradores que figuran allí.

– ¿Qué se debe tener en cuenta en los contenidos y el diseño?
– Todo lo que hace al micrositio debe realizarse a medida, con un estilo de redacción y de diseño acorde a la cultura de cada compañía. Es importante considerar las edades de los empleados y sus características generacionales, su nivel socio cultural y las herramientas tecnológicas con que cuenta la empresa. Por último, es fundamental el compromiso de la gerencia de Recursos Humanos y su equipo para que los sitios de comunidad de empresa sean exitosos. Una forma de lograrlo es impulsar la bidireccionalidad, sumando colaboradores y estimulando su participación, para generarles un sentido de pertenencia en relación con el proyecto.

– ¿En qué casos se pueden usar?
– Sólo por nombrar algunos ejemplos, pueden utilizarse para: motivación preeventos; sitios de divulgación cultural; motivación de fuerza de ventas externa, entre otros ejemplos.

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