ESCUCHARExiste una serie de controles mínimos a tener en cuenta en una auditoría interna que incluya la revisión de contratos comerciales.
Por Luis Armoza*
En primer lugar, se debe plantear el momento de revisión en el marco de un programa de auditoría. Es decir, realizar especialmente una auditoría contractual que cubra como universo todos los contratos de la compañía o bien incorporar estas revisiones dentro de la auditoría de compras o área responsable de la creación contractual. Todo dependerá de la estructura organizacional y áreas responsables.
Luego de seleccionada la muestra, la revisión se debe concretar teniendo en cuenta los siguientes ítems de control:
Necesidad. Debe haber una clara definición de cuándo se necesita realizar un contrato escrito y cuándo no. Por un lado están los obligatorios y registrables por ser requeridos en el marco gubernamental o autoridad de contralor. Los que el proveedor exige su confección para la realización de la operación, y también están los que por política interna, en conformidad del área de legales, deben realizarse de acuerdo con monto involucrado, protección laboral, bienes de terceros, inversiones involucradas, entre otros. Se debe tener la premisa de que no es necesario tener contrato para todas las adquisiciones de bienes o servicios. Muchas veces puede ser cubierto con una orden de compra bien detallada; pero a su vez teniendo en cuenta que un contrato ahorrará tiempo en discusiones, minimizará malos entendidos, evitará pruebas complementarias en potenciales juicios y mejorará la relación comercial.
Seguridad legal. Si es requerido el contrato deberá estar legalizado por escribano o registrado. Adicionalmente se deben tener los poderes de los firmantes que comprometen a las partes en el objeto del contrato y su monto.
Confección y aprobación. Puede estar centralizada en el Departamento de Legales, o bien ser confeccionado por el área interviniente, como ser Compras, pero en definitiva no debería firmarse un contrato que no esté avalado en su contenido por Legales.
Guarda. Se trata de un documento crítico y muchas veces confidencial, lo cual lleva a que sea guardado en lugares de extrema seguridad y centralizado. Para el uso diario del negocio podrá manejarse con copias electrónicas o papel.
Contenido. Verificar que se escriban correctamente los nombres de las partes y sus direcciones fiscales, lo mismo de los firmantes con sus documentos, tener decidido el lugar de realización y su fecha. Se debe tener una clara definición de la causa o descripción objeto del contrato, el valor o descripción de las contraprestaciones, la fecha de vigencia, la descripción de las causales por ambas partes que lo darían por terminado, las penalidades por incumplimientos, los detalles de garantías, resolución de controversias, claros términos y condiciones financieras. La referencia a los estándares por los cuales el proveedor debe manejarse para la provisión de bienes y servicios debe incluir: medidores, cobertura de pérdidas, resarcimiento y forma de pago.
Confidencialidad. En el ambiente actual de negocios y dependiendo del objeto contractual, cada día cobra más importancia tener una clausula de protección por la fuga de información crítica de la compañía cuando por el objeto del contrato se considere como tal.
Derecho de revisión. Importante para ciertos contratos es el derecho que se reserva una de las partes a auditar la otra en el objeto del contrato, por ejemplo, en depósitos externos y consignaciones. Los dueños y responsables por mantener los bienes deben estar claramente definidos, como el detalle de inventarios y sus mermas aceptadas.
Vigencia. Debe existir un sistema de control de vencimientos por fecha o cumplimiento en el área responsable del seguimiento, la cancelación, renovación o la búsqueda de reemplazo que sustituirá el aprovisionamiento. De no ser así se correrá el riesgo de interrumpir la cadena de suministro o trabajar sin el amparo de un contrato, lo que pone en riesgo las operaciones de la compañía. El sistema debería contener un alerta para el comienzo de la gestión de terminación o renovación con debida anticipación al vencimiento del contrato.
Es importante tener presente los pasos a seguir para este tipo de auditorías. Algunos son comunes a otras asignaciones, como la realización de un buen planeamiento identificando tiempos, responsables, universo de contratos -que podrán validarse o cruzarse con una muestra de órdenes de compra- y su disponibilidad. También, recibir retroalimentación de áreas con responsabilidades en el proceso -como por ejemplo del área de Legales-, solicitando un resumen contractual o bien ayuda para crearlo, lo que se convertirá en una herramienta clave para la identificación de potenciales riesgos y realizar los test correspondientes.
* Capacitador del Instituto de Auditores Internos de Argentina (IAIA).
