Documentos digitales, indispensables para las empresas

DIGITALIZACIÓN. Los documentos digitales permiten el uso compartido de archivos, firmas electrónicas y almacenamiento de información en la nube.

Setenta y dos por ciento de los referentes empresariales y de tecnología coincide en que los documentos digitales se han convertido en elementos indispensables para mantener la continuidad del negocio en circunstancias inciertas como las que se viven hoy en día. 

Así lo reflejó el reciente estudio independiente encargado por Adobe, que concluyó que “la digitalización documental está transformando los esquemas tradicionales de las compañías en modelos digitales y sostenibles. Estas capacidades, que años atrás se consideraban prácticas recomendadas, hoy imperan como una necesidad tanto para la experiencia del cliente como para la del empleado”. 

“Más de un año de pandemia ha dejado claro que los esquemas empresariales tradicionales llegaron a su fin. Algunas de las herramientas claves que supone este 2021 para optimizar los negocios y sus procesos son los documentos digitales, permitiendo el uso compartido de archivos, firmas electrónicas y almacenamiento de información en la nube”, destacó la compañía, en tanto que anticipó “que las organizaciones que en el presente año no inviertan por lo menos 10% en nuevas tecnologías, desaparecerán”.

Según el estudio, 47% de las que utilizan exclusivamente procesos de documentos digitales afirmaron que estas soluciones les permiten buscar oportunidades y obtener nuevos clientes durante la pandemia.

“En esta línea, estamos fortaleciendo herramientas diseñadas para optimizar la fuerza laboral remota y las operaciones de los negocios”, comentó Dario Llorente, gerente de Ventas para Latinoamérica de Adobe.

“Los documentos digitales que traen consigo las firmas electrónicas han agilizado los procesos empresariales porque las organizaciones se han visto obligadas a ofrecer y facilitar el acceso a soluciones ágiles y sencillas, que posibiliten aceptar cualquier documento de forma electrónica a los usuarios, clientes y socios. De hecho, 60% de los encuestados afirmó que las firmas electrónicas son fundamentales para apoyar la recuperación empresarial de su organización”, concluyó el estudio.

De acuerdo con la investigación, “en comparación con otras iniciativas de transformación digital, la digitalización de los flujos de trabajo de documentos no necesariamente estaba situada en la parte superior de la lista de prioridades. Sin embargo, la pandemia ha cambiado la forma en que los tomadores de decisiones ven estas herramientas”. 

Por su parte, el relevamiento destacó que las empresas que no cuentan con procesos de documentos digitales tienen diez veces más clientes en riesgo y hasta dos veces más ingresos en peligro. 

El estudio también reveló que los responsables de la toma de decisiones ven cada vez más

los procesos de documentos digitales como facilitadores de una buena experiencia con el cliente y el empleado.

Asimismo, 40% de los encuestados afirmó que vinculan una mayor satisfacción del cliente y una mayor productividad de los empleados durante la pandemia con los procesos de documentos digitales, valor superior a 28% antes de la emergencia sanitaria.

“A pesar de la incertidumbre económica mundial, sin duda, la expansión de los procesos de documentos digitales continuará. De hecho, uno de cada dos encuestados afirmó que su organización tiene planificado implementar o ampliar el uso de estas soluciones en los próximos doce meses y aumentar el gasto en 55%’’, concluyó Llorente.

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