Celebraciones y acciones direccionadas dentro de la empresa son efectivas en la organización. Sólo es cuestión de capitalizarlas, advierte un analista en relaciones institucionales.
Una fiesta corporativa, la apertura de un local, un seminario o un curso; la presentación de un nuevo producto o servicio, el saludo de las autoridades, un acto de entrega de diplomas o una distinción a empleados destacados; todos estos acontecimientos pueden ser aprovechados como tácticas que darán sus frutos hacia dentro de la empresa, siempre y cuando se siga una serie de pasos.
“La organización de eventos corporativos se convierte en un recurso relacional de impacto efectivo. La finalidad de un evento es lograr comunicar algo en forma exitosa”, aseguró a Comercio y Justicia Guillermo Pedrotti, analista en relaciones públicas e institucionales del Departamento de Investigación y Desarrollo de los Recursos Humanos de Consultores de Empresas.
¿Qué tener en cuenta para organizar un evento para el personal? “En este momento, cobran vital importancia dos elementos estratégicos: en primer lugar la focalización, mostrada por medio de un pormenorizado detalle de los elementos en juego (públicos, mensajes, canales de comunicación, etcétera) y, en segundo término, el planeamiento entendido como el camino destinado a saber qué vamos a hacer, por qué y para quién”, detalló el especialista. Otro aspecto fundamental es el presupuesto del evento y hasta qué punto se puede alcanzar un grado de elasticidad en los números. Esto determinará en gran medida la naturaleza del evento a realizar, el gasto de la producción y la forma de abordaje del público objetivo.
El “Día D” y el presupuesto
Para llegar a los objetivos pretendidos con el evento, Pedrotti resaltó dos momentos ineludibles: el planeamiento operativo , por un lado, y la ejecución e implementación, por el otro.
“Durante el planeamiento operativo -explicó- habrá que comenzar a responder preguntas como: qué hacer; cómo hacerlo; cuándo hacerlo; quién lo hará y qué medios necesitará para hacerlo. Se deberán fijar programas, acciones y asignar responsables para las actividades principales y de contingencia”.
Una vez planificado el evento, ha llegado el momento de su aplicación. Ello implica el preevento -el cumplimiento del calendario pautado- y el “Día D” que es el día de desarrollo del evento, acción o ceremonia.
Finalmente, Pedrotti recordó que “un evento no es una acción de bajo costo pues la puesta en escena requiere un desembolso económico importante para cualquier tipo de organización. Por ello, debemos ser capaces de generar resultados positivos para las organizaciones”.
“En este camino, deberemos ser extremadamente exigentes con el cumplimiento de los objetivos y en la selección de las mejores oportunidades de comunicación”, concluyó.
Preguntas claves
– Para qué realiza el evento. Es necesario conocer qué elementos movilizan el evento, es decir, qué se necesita comunicar.
– A qué publico está dirigido. A qué grupo de referencia, a qué conjunto de personas se quiere llegar con la acción propuesta.
– Cuál es el presupuesto y hasta qué punto se puede alcanzar un grado de elasticidad en los números.
