ESCUCHARPor Comisión Asesora Informática del CPCE de Córdoba.
En la actualidad, la información es uno de nuestros activos más valiosos. Desde los recuerdos más preciados de una persona, retratados por una cámara digital o un celular, pasando por un Curriculum Vitae, el trabajo para ese cliente tan importante y hasta una tesis de graduación; la mayoría de nuestra información más vital es digital, intangible, una colección de ceros y unos que tan hábilmente una computadora interpreta y nos lo muestra en forma comprensible a nuestros ojos. Es habitual que hoy en día la gente cargue consigo un pen drive conteniendo información importante para sí misma u otras personas por diversos motivos y, aunque conozcamos las desventajas de trasladar este dispositivo con nosotros, como por ejemplo una eventual pérdida, robo o rotura; por ahora las circunstancias nos siguen obligando a elegirlo.
La herramienta que actualmente está reemplazando cada día más a las memorias externas es Dropbox, un servicio de almacenamiento online, o en la Nube, disponible en inglés, alemán, japonés, francés y también en español, que ya es utilizado por más de 400 millones de usuarios alrededor del mundo. Dropbox es una herramienta que permite guardar, sincronizar y compartir archivos. Para comenzar a utilizar el servicio sólo hace falta ingresar a la página web www.dropbox.com y crear una cuenta con un e-mail y una clave. En su modalidad gratuita, el sistema le asignará al usuario 2Gb de espacio de almacenamiento, ampliables hasta 18Gb mediante recomendaciones a amigos y otras tareas simples, como vincular la cuenta con redes sociales o leer una introducción al servicio.
La aplicación se instala en nuestra computadora creando una carpeta que contendrá la información y será un reflejo de lo almacenado en la nube. Cualquier archivo que guardemos en esta carpeta, sin importar su tamaño o extensión, incluso ejecutables, será sincronizado automáticamente en nuestra cuenta online y en todos los dispositivos en los que tengamos instalado el sistema (computadora, tablet o celular).
Si un archivo se modifica, Dropbox no actualiza todo el archivo sino que sólo carga las partes de éste que han sido cambiadas, haciendo su actividad muy eficiente. El sistema es novedoso y muy útil, sin embargo su mayor valor agregado no está representado solamente por la disponibilidad y eficiencia en el manejo de la información sino también por brindar ventajas de organización personal; como garantizar al usuario que, sin importar desde donde modifique un archivo, siempre tendrá en su carpeta de Dropbox la última versión de éste y será capaz de editarlo desde su propio computador, pudiendo elegir para ello el programa de su preferencia. Si bien no es posible abrir dos cuentas en un sólo computador, sí se puede ejecutar un mismo usuario simultáneamente en dos o más dispositivos. Esto lo convierte en un sistema ideal para equipos de personas que necesiten trabajar sobre los mismos archivos pero que no estén físicamente en el mismo lugar. Asimismo, tampoco se necesitan cables ni pen drives para copiar un archivo de un dispositivo a otro.
El usuario puede simplemente compartir su información con sus amigos desde la aplicación, quienes podrán descargarla o visualizarla online, contando con la posibilidad de realizar comentarios en ella. Para ayudar al usuario a gestionar su información en la Nube, la herramienta de “Eventos” de la página web muestra los últimos cambios que se han realizado en una cuenta, desde una edición, cambio de nombre, creación o eliminación de archivos. A pesar de todas estas excelentes utilidades, Dropbox dispone de una característica aun más valiosa: su capacidad de guardar hasta por treinta días las últimas veinte versiones de nuestros archivos. Incluso en el caso de que el usuario los hubiera eliminado permanentemente de su computador, esta utilidad le permitirá recuperarlos, lo que constituye un resguardo seguro de los archivos contra robos, virus o cualquier potencial riesgo de pérdida de información. Además de su versión gratuita existen dos versiones pagas, llamadas “Pro” y “Para Empresas”, en las cuales el sistema ofrece desde 1Tb y 5Tb de almacenamiento respectivamente. Entre las diferencias con la versión básica se destaca la posibilidad de establecer contraseñas y fechas de caducidad para la información compartida y que el acceso al historial de los archivos sea ilimitado.
En 2007, los fundadores de Dropbox, Drew Houston y Arash Ferdowsi, observaron que mucha gente usaba el correo electrónico como sistema para compartir y resguardar contenido de manera segura tratando de evitar los riesgos del uso de los pen drives. Esta observación fue el primer paso para crear una alternativa integral para gestionar la información. Hoy podemos afirmar que su idea es un éxito, permitiendo a cualquier persona comenzar a escribir un documento en su casa, terminar de escribirlo en su oficina, y revisarlo y corregirlo desde el celular mientras regresa, de manera sencilla, segura y eficiente.
