El ministerio de Finanzas de Córdoba robotizó tareas con ahorro de 70% en gastos y asegura que no habrá desplazamientos

Además de procesos rutinarios en la Caja de Jubilaciones, ahora también incluyó el Registro Civil, la propia cartera económica y el Ministerio de Desarrollo Social. Se trata de 26 operaciones que, cuantificadas, implicaron hasta ahora un ahorro de 2.605 dólares al año. La herramienta opera apenas a 10% de su capacidad. El Gobierno de Córdoba confirmó que a los agentes afectados se les asignan otras tareas.

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La incorporación de la gestión robotizada en el Ministerio de Finanzas de Cpordoba, que ya incluye 24 procesos diferentes, implicó una reducción de 70 por ciento en el costo hora/año respecto de la erogación relativa al pago de los haberes a los agentes afectados a la misma tarea.

Concretamente, ese ahorro fue cuantificado en 2.605 dólares al año producto de los 3.607 dólares que insume como costo salarial respectivo, en relación con los 998 dólares que implica la operación a través de la herramienta informática.

La cartera económica negó que ese avance vaya a implicar la cesantía o desplazamiento de los empleados involucrados.

Al contrario, asegura que la incorporación del proceso de robotización redunda en una mejora en la calidad del trabajo toda vez que libera a los empleados de tareas rutinarias y repetitivas que incluso terminan afectándolos.

“Son asignados a otras tareas menos rutinarias, más gratificantes y de mayor valor agregado. Lo que esto permite es no tener que contratar más personal. De hecho, la Caja hoy atiende a más personas, con un mejor servicio y con menos personal porque las bajas no fueron restituidas”, explicó a Comercio y Justicia el ministro de Finanzas, Osvaldo Giordano.

Por su parte, Mariano Gruppo, responsable del proyecto de Automatización Robótica de Procesos (RPA, por sus siglas en inglés), explicó que se trata de un “software que se incorporó a fines de 2019 y que desde entonces ya sumó 24 procesos (más otros dos complementarios), y sólo con el 10 por ciento de su capacidad potencial”.

Ese “asistente”, como prefiere llamarlo Gruppo, tiene un costo de 10 mil dólares anuales, erogación que incluye tres licencias y lo que en el equipo denominan “un director y un músico”.

“Para tener una idea de la potencialidad, hoy apenas estamos utilizando el 10 por ciento de la capacidad del músico. Y cada director puede tener hasta 50 músicos en su orquesta”, graficó el profesional.

En esos términos y sólo si se utiliza plenamente al único “músico” en acción, el ahorro potencial sería de unos 25 mil dólares anuales, esto considerando el costo anual del software. Pero el potencial a futuro es aún mucho mayor.

El software licitado y contratado a Automation Anywhere tiene un costo de base de 10 mil dólares anuales que, en caso de sumarle nuevos “músicos”, se incrementaría -aunque no de manera directamente proporcional-.

Como fuere, con la prestación actual el robot permitió “ahorrar” 3.429 horas, esto es la cantidad de horas que deja de hacer el empleado, que ahora realiza el software de manera automática. De hecho, la herramienta informática realiza esas tareas en 874 horas.

El aporte del robot

La herramienta se puso en marcha en una primera instancia en la segunda parte de 2019 con la automatización de un proceso rutinario y repetitivo en la Caja de Jubilaciones. 

Se trató de una instancia dentro del proceso de otorgamiento de una jubilación, que consiste en verificar en la Administración Nacional de la SEguridad Social (Anses) los años de servicios con aportes al régimen nacional que posee la persona que solicita el beneficio; verificar si goza de jubilación en otro sistema previsional al momento de la solicitud y determinar el haber jubilatorio en los casos de aportes simultáneos a la Caja y a la Anses.

Superada esa instancia, Finanzas comenzó a incorporar una multiplicidad de procesos, en general rutinarios y repetitivos, por lo tanto de bajo valor agregado. 

Actualmente, los procesos automatizados en Finanzas alcanzan un total de 24, concentrados principalmente en la Caja de Jubilaciones de la Provincia, el Registro Civil y la sede central del ministerio. Además, Finanzas brindó soporte a otras dos reparticiones del Gobierno para automatizar dos procesos mediante el uso de la mencionada tecnología RPA.

Las posibilidades del robot son amplísimas. El software trabaja las 24 horas, los 365 días del año, por lo que podría hacer muchas más tareas hasta ocupar todo su tiempo disponible (8.760 horas al año). Hoy sólo trabaja a 10 por ciento de sus posibilidades.

En cuanto al costo del robot en los procesos actualmente implementados, significa, en promedio, menos de 30 por ciento del costo de un agente promedio de cada repartición, considerando siempre las horas abocadas al desarrollo de ese proceso, tanto por el colaborador como por el robot, pudiendo reconvertir a los agentes para prestar otros servicios de mayor valor agregado. 

Además de la reducción de tiempos y costos asociados a la ejecución de tareas, otras ventajas de la gestión robotizada son la ganancia en transparencia y reducción de riesgos de fraude; la ejecución de tareas fuera del horario laboral, aprovechando las horas de baja congestión en la red; la mejora en el cumplimiento normativo y la reducción de errores humanos y la mejora en la satisfacción tanto del ciudadano como del agente. 

Las tareas del “asistente”

Entre los 26 procesos asignados al robot (5 en 2019, 20 el año pasado y uno este año), dentro de la Caja se desarrollan la mayoría, 10 en total.

Uno de ellos incluye el “cierre contable provisorio (ejercicio anual) a fin de realizar las provisiones correspondientes, teniendo en cuenta que enero es mes de receso administrativo para la Caja”. Ese proceso rutinario, pero necesario, exigía afectar a cinco trabajadores durante dos semanas. El robot la realiza en sólo 12 horas, explicó Gruppo.

Pero hay muchas más tareas. Así, en el Registro Civil se constatan los nacimientos y las defunciones, en el primer caso a partir del requerimientos del Ministerio de Salud y en el segundo para varias reparticiones, entre ellas para la propia Caja de Jubilaciones.

En cuanto al Ministerio de Desarrollo Social, la herramienta se utiliza para constatar y notificar los ausentismos.

“Hoy tenemos solicitud de diferentes reparticiones para sumar el software luego de identificar las tareas posibles”, reveló Gruppo quien, no obstante, aclaró que, como todo proceso, es dinámico y habrá que analizarlo con el tiempo para ver si la herramienta como tal sigue siendo útil o es superada por otra instancia.

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