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Por Luz Saint Phat / [email protected]
El tiempo es una variable central en la actualidad. Por eso, lograr optimizar los espacios de intercambio y toma de decisiones en los equipos de trabajo es fundamental. Algunas recomendaciones que se pueden aplicar de manera eficiente
Cada vez más, las organizaciones, los profesionales y los equipos de trabajo de diferentes disciplinas necesitan establecer espacios de intercambio y de toma de decisiones eficaces, optimizando el tiempo y las tareas a realizar en esas instancias.
Sin duda, el avance tecnológico ha permitido que esta necesidad sea acompañada por diversas herramientas online que posibilitan que los encuentros sean efectivos, tanto se realicen presencialmente o de manera remota.
No obstante, y más allá de las aplicaciones digitales que puedan utilizarse, existen claves de organización de las reuniones que son el cimiento para su efectividad.
Así lo indicó la abogada Paula Melo al exponer en el marco del desayuno de trabajo de la sección Vida Profesional de Comercio y Justicia, que tuvo lugar en diciembre en Zeta (Paseo del Buen Pastor).
Melo es también Coach Ontológico Organizacional, Especialista en Gestión y Gobierno de Empresas, docente de grado y posgrado de la Universidad Siglo 21 y directora en Melo y Asoc. S.A.
En la instancia de diálogo con referentes de los colegios profesionales de Córdoba, la especialista brindó algunos conceptos relacionados con los desafíos que se imponen en las reuniones de trabajo en la actualidad y brindó algunas sugerencias posibles de implementar, las cuales destacó en esta entrevista.
– ¿Cuáles son las problemáticas o desafíos que frecuentemente presentan las empresas o los profesionales al momento de organizar y obtener resultados en las reuniones laborales?
– Dentro de las problemáticas o desafíos que se presentan en relación a la organización de reuniones, algunos errores habituales que podemos mencionar son varios.
Primero, una planificación pobre y agendas no claras, donde las reuniones pierden su enfoque y consumen recursos. Esto impacta en las personas, algunas llegan tarde a las reuniones o se van temprano, no hay quien lidere, la toma de decisiones se retrasa y, las personas no toman acción después de la reunión.
Los resultados es otra problemática, donde se pueden observar recursos improductivos y frustración.
Otra cuestión es la realización de reuniones innecesarias con formatos inadecuados.
Finalmente, también existen reuniones con mala planificación de agenda, que generan sorpresa
Además, otros factores que atentan contra la efectividad son el desorden, la impuntualidad, las reuniones demasiado extensas o con participantes que no son necesarios y las reuniones inadecuadas o inoportunas dado el momento que está transitando el equipo.
– ¿Qué recomendaciones se pueden realizar para que estas instancias sean más efectivas?
Toda empresa debe destinar sus recursos y esfuerzos en llevar a cabo reuniones periódicas que realmente aporten valor al equipo de trabajo. En este sentido, debemos entonces planificar efectivamente, hacer foco durante la reunión y dar seguimiento.
Las recomendaciones son: procurar una comunicación efectiva; diseñar el encuentro para acentuar las habilidades escritas, orales e interpersonales de cada uno de los miembros de su organización; definir quién lidera; establecer claramente la finalidad/objetivos de la reunión e invitar a las personas estrictamente necesarias.
Además, es necesario enviar previamente el documento o información a trabajar; establecer una agenda; asegurar el entorno de la reunión (por ejemplo, chequear que funcione la tecnología); y respetar las intervenciones y utilizar recursos audiovisuales (clave para tener reuniones de trabajo efectivas).
Para estas instancias se debe elegir un moderador, resolver dudas, tener una escucha activa (evitando, por ejemplo, el uso de otros dispositivos en el mismo momento), empezar a tiempo y finalizar a tiempo, terminar el encuentro con un plan de acción (cómo y cuándo), llegar a acuerdos y resumir lo abordado en una minuta de cierre que permita dar seguimiento a los temas.
– ¿En qué medida las herramientas tecnológicas actuales pueden contribuir con estas tareas?
– Las herramientas tecnológicas pueden contribuir, por ejemplo, para agendar la reunión y visibilizarla en el calendario de los participantes. Esto ayuda a evitar demoras ya que estas podrán notificar minutos antes que la reunión en cuestión esté por comenzar.
El agendar la reunión en una plataforma o aplicación, o en el calendario, permite que las personas del equipo confirmen su asistencia o sugieran modificación de horario que sea necesario.
En este sentido los organizadores de la reunión sabrán con certeza quiénes irán, cuándo se desarrollará e incluso podrán definir la duración de la misma.
No obstante, sigue siendo clave definir cuándo, con quiénes y cómo se llevará a cabo la reunión para garantizar la productividad y un excelente desenlace.
Al efectuar la invitación a la reunión online también se deberá informar los temas que se tratarán. Así, se define claramente quiénes deben participar y se establece una estructura para el desarrollo de la charla. Además, es necesario establecer un orden de prioridades en relación a los temas a tratar.
HERRAMIENTAS DIGITALES
Qué aplicaciones suman eficiencia al equipo
Fran, si es posible, se puede hacer una infografía con los loguitos de cada una de estas aplicaciones para acompañar este despiece?
Paula Melo indicó una serie de aplicaciones y herramientas de entornos digitales que pueden ser útiles para el trabajo en equipo:
- Microsoft Teams
- Zoom
- Meet
- Inteligencia Artificial: nuevos asistentes de reunión como tl;dv
- Fireflies.ai
- Otter.ai
- Avoma
- Montaje
- Fathom
- Notiv
- Rev
- Gong
