ESCUCHARPor Martín P. Amengual*
Hemos leído una y mil veces afirmaciones como: “Las empresas dispuestas a crecer y a consolidarse en un mercado como protagonista, deben afrontar una decisión, tarde o temprano: la de estructurar su crecimiento mediante un aliado omnipresente como la tecnología. La utilización de recursos tecnológicos permite no sólo ordenar el negocio sino también optimizarlo, logrando reducir tiempos, costos, aumentar innovación y productividad.”
También escuchamos a muchos decir que “sólo las empresas grandes tienen los recursos para invertir en sistemas y organizarse”, reflexión que no deja de ser una buena excusa para eludir una tarea que no es urgente, pero sí fundamental: la de empezar a organizarse.
Por lo contrario, no abundan consejos acerca de cuándo hay que empezar a organizarse o bien, cuándo es el momento para estructurarse y finalmente invertir en tecnología, para abandonar la pradera de la escala pequeña y emprender el ascenso al monte de la mediana y grande empresa.
Sabemos que las empresas pueden subsistir con sistemas precarios, archivos personales y falta de información durante mucho tiempo pero ¿a costa de qué? De la confianza de sus empleados, de las buenas intenciones y de la capacidad de trabajar bajo cualquier estándar o a falta de ellos. ¿Hasta cuándo se puede continuar así?
Aquí es dónde el semáforo nos alerta y se hace inminente la profesionalización, a través de la incorporación de un sistema que sea capaz de ordenar los procesos y de optimizar los resultados.
¿Por dónde empezamos? Hay una infinidad de ofertas de herramientas y soluciones. Como en todos los órdenes de la vida, es importante saber qué queremos lograr antes de elegir. Y aquí las preguntas fundamentales que debemos responder son de índole empresarial: 1) ¿Cuál es la propuesta de valor para mis clientes? 2) Para lograr darles a mis clientes lo que esperan de la empresa, ¿qué procesos debo ejecutar a la perfección? 3) Y para ejecutar estos procesos, ¿qué recursos humanos y tecnológicos necesito?
No se puede responder ninguna de las preguntas anteriores sin responder las otras dos y, cuando tengamos tales respuestas, sabremos qué indicadores necesitamos para medir nuestra empresa.
Frente a este escenario que poco a poco vamos perfilando, sobreviene la pregunta obligada: ¿podemos usar un sistema contable para gestión? Cuando perdimos control de la empresa es normal refugiarnos en la contabilidad, donde podemos cerrar el grifo y evitar una catástrofe. Pero para ganar el partido hay que hacer goles y no alcanza con asegurar nuestro arco.
El sistema de gestión debe ser capaz de soportar los procesos, de forma suficientemente simple para los recursos disponibles, con el fin de que ayude a la organización a lograr su verdadero objetivo que es otorgar valor a sus clientes.
Tras reconocer sus fortalezas, el siguiente estadio, ya más cerca de su adopción, nos formula otro interrogante. ¿Enlatados o a medida?
A la hora de elegir un enlatado o un software a medida es importante considerar la etapa de evolución de la empresa. Mientras antes se adopte un sistema, más ordenada será la mentalidad de la gente, los procesos y el manejo de información. Si tuvimos la suerte de crecer mucho y muy rápido, no hay nada que temer: seguramente tendremos recursos para adoptar un sistema y ajustarnos un poco a lo que el enlatado ofrezca.
Pero entonces, ¿por qué existen los desarrollos a medida? Porque no todo está inventado ni hay dos empresas iguales, muchos menos en la gestión. La contabilidad responde a las leyes y requisitos formales, ofreciendo herramientas para la gestión contable y financiera; en eso todas las firmas funcionan prácticamente igual. Pero en la gestión es donde se diferencian y es donde cada empresa imprime su personalidad, se diferencia, adquiere su esencia y encuentra sus ventajas competitivas.
Por eso es tan difícil elegir un enlatado de gestión: porque a diferencia de la contabilidad –donde el Estado nos dice qué tenemos que hacer y presentar- en la gestión es la empresa misma la que define qué quiere hacer, cómo lo quiere hacer, y con qué recursos busca articular su propuesta de valor.
Aquellos que quieran apostar a una diferenciación en la gestión, a procesos bien definidos y cuidados, a recursos comprometidos con la propuesta de valor, seguramente encontrarán que un software a medida es lo único que les permitirá materializar su visión. Es por ello que apostamos al software a medida: para ser los aliados tecnológicos de aquellos que se animen a emprender ese camino.
En empresas de cualquier rubro o tamaño, un sistema de gestión es una apuesta segura, ya sea por el camino de comprar un producto existente o emprendiendo un desarrollo propio y tailor-made. Los resultados a inmediato y a largo plazo son indiscutibles.
Lo que se mide, se gestiona. Y lo que se gestiona, mejora indiscutiblemente.
* CEO de Frank Labs y de Corbis Global
