ESCUCHAREn vacaciones confluye una serie de riesgos que si no son adecuadamente analizados por los departamentos control interno de las compañías pueden aumentar en forma significativa la posibilidad de sufrir pérdidas por fraudes e irregularidades. Por Martín Ghirardotti (*)
La ausencia temporal de personal clave -como ser tesorero, encargado de compras y pagos, gerente administrativo, responsable de stock y/o dueños y directivos- genera que en numerosos casos dichas funciones sean realizadas por personal cuyas tareas y responsabilidades habituales son incompatibles con las labores transitoriamente asignadas. Adicionalmente, el exceso de carga de trabajo genera que los controles que habitualmente se realizan puedan verse debilitados.
Habitualmente los fraudes en estos períodos tienen más relación con robos de activos y pago de gastos ficticios que con actos de corrupción. Esto se debe a que la ausencia de personal por vacaciones y el hecho de que una misma persona realice múltiples tareas facilita la comisión de fraudes relacionados con apropiarse de bienes de la empresa. En cambio, los actos de corrupción normalmente involucran cifras mayores e implican a funcionarios claves que tienen el poder para cerrar o acordar contratos que normalmente no se deciden en ausencia de ellos.
Un caso que se puede presentar en estos períodos es cuando el jefe de Créditos toma vacaciones y sus funciones son cubiertas por un jefe contable; dos funciones que normalmente se controlan mutuamente, ahora están juntas y se abre la posibilidad del acceso a las cuentas corrientes a la misma persona que debe contabilizar y verificar su adecuada registración. Esta situación es más riesgosa en pymes,en las cuales las estructuras son más reducidas. Por ejemplo, un caso de este tipo ocurrió en una empresa en la cual el jefe contable, aprovechando la ausencia del jefe de créditos, realizó ajustes en las cuentas corrientes de determinados clientes para beneficiarlos sin que la operatoria fuera detectada. Otra situación habitual es que el responsable del sector Créditos y Cobranzas tome vacaciones y sus funciones sean asumidas por el tesorero. Éste puede emitir comprobantes o imputar incorrectamente cobros y quedarse con valores y sumas de dinero sin ser detectado.
Para mitigar todos estos riesgos es clave que el departamento de auditoría interna o el controller autorice los reemplazos en períodos vacacionales y que garantice asignar adecuadamente las funciones y tareas para impedir que se vulnere el principio de control por oposición de intereses. Asimismo, es fundamental que la auditoría interna o personal afectado a tal fin realice procedimientos de control específicos tendientes a minimizar los riesgos. La planificación de estas tareas de control es fundamental y dónde hacer más énfasis dependerá de los sectores más desprotegidos y los circuitos administrativos más riesgosos. En términos generales, se recomienda realizar controles que abarquen tesorería, nómina, créditos, cobranzas, bienes de cambio y proveedores.
A efectos ilustrativos, algunos controles a realizar para detectar irregularidades es pedir a clientes y proveedores el detalle analítico de las operaciones realizadas durante el período vacacional y verificar la imputación de una muestra de operaciones (ventas, cobros y pagos) revisando que hayan sido procesadas correctamente por la empresa. Especialmente se debe verificar a los nuevos proveedores o clientes, que sean no recurrentes ya que en ocasiones se usan para desviar los fondos. Con este tipo de controles es posible descubrir cobranzas no ingresadas, notas de crédito no registradas y también operaciones ficticias. Otro fraude muy común es utilizar proveedores recurrentes pero falseando su documentación con el objeto de desviar fondos. En lo que respecta a pagos, es habitual que en el caso de pagos a proveedores vía transferencias, si el sistema lo permite, al momento de realizarla se cambie el número de cuenta de destino de los fondos y luego de desviarlos se vuelve a dar de alta las cuentas autorizadas. Otro sector a prestar atención es el de marketing ya que en el verano se realizan múltiples contrataciones con fines de exposiciones, stands, fiestas y muestras de productos que si no son adecuadamente controladas pueden representar una importante fuga de recursos, así como riesgos laborales por el personal tercerizado contratado.
Existe un sinnúmero de situaciones riesgosas que deben ser adecuadamente gestionadas siempre, pero especialmente en los períodos vacacionales cuando los controles se reducen y tareas incompatibles desde el punto de vista del control son realizadas por un mismo funcionario. Es fundamental la toma de conciencia por parte de los directivos de las empresas para prevenir y descubrir irregularidades y especialmente en estos períodos se debe reforzar la presencia de la auditoría interna o controller. En este sentido, es clave que se realice un análisis de los reemplazos por vacaciones, tareas y funciones y que se disponga de procedimientos de control, recurrentes y sorpresivos.
(*) Presidente del Instituto de Auditores Internos de Argentina (IAIA)
